Fazendo funcionar para o seu planejamento |

Então, vimos alguns exemplos simples, em exemplos de demonstrativos financeiros, de como as coisas podem ser diferentes do planejadas.. A gestão real aqui não é apenas os cálculos, mas sim o gerenciamento das diferenças.

Você tem que olhar além dos números, conversar com as pessoas, trazer essas coisas nas reuniões para que o plano permaneça vivo como planejamento, e se torna gerenciamento. Nem sempre é óbvio.

Muitas empresas, especialmente as pequenas, ignoram ou esquecem a outra metade do orçamento. Os orçamentos são frequentemente propostos, discutidos, aceitos e esquecidos. Análise de variância cuida do fato em que causou uma diferença entre o plano e os números reais. Uma boa gestão analisa o significado dessa diferença para os negócios.

A análise de variação varia de simples e direta a sofisticada e complexa. Alguns sistemas de contabilidade de custos separam as variações em muitos tipos e categorias. Às vezes, um único resultado pode ser dividido em diversas variações, tanto positivas quanto negativas.

Os sistemas mais sofisticados separam fatores de unidade e preço de materiais, horas trabalhadas, custo por hora em mão-de-obra direta e custos indiretos fixos e variáveis variações. Embora difícil, esse tipo de análise pode ser inestimável em um negócio complexo.

Procure por detalhes. Fale com as pessoas

Esta apresentação de variações mostra quão importante é uma boa análise. Em teoria, as variações positivas são boas notícias porque significam que os gastos foram menores do que o orçado. A variação negativa significa que os gastos foram mais do que o orçamento.

Continuando com nosso exemplo, a variação positiva de US $ 5.000 em publicidade em janeiro significa US $ 5.000 menos do que o planejado e a variação positiva de US $ 7.000 na literatura (que significa folhetos, panfletos e folders de vendas) em fevereiro significa que US $ 7.000 a menos do que o planejado foi gasto. A variação negativa da propaganda em fevereiro e março e a variação negativa da literatura em março mostram que foi gasto mais do que o planejado para esses itens.

A avaliação dessas variações leva em consideração. As variações positivas nem sempre são boas notícias. Por exemplo:

• A variação positiva de US $ 5.000 em publicidade significa que o dinheiro não foi gasto, mas também significa que a publicidade não foi feita. As vendas de sistemas estavam muito abaixo das expectativas para o mesmo período - a publicidade perdida em janeiro seria uma possível causa?
• Para literatura, os US $ 7.000 positivos em fevereiro podem ser evidência de um prazo perdido para literatura que não foi concluído até março. Se assim for, pelo menos parece que os custos na conclusão foram de US $ 6.401, um pouco menos do que os US $ 7.000 planejados.

Entre os maiores desvios únicos para um item de despesa em um mês mostrado na ilustração, estava a variação positiva de US $ 7.000 para as novas despesas de literatura em fevereiro. Isso é uma boa notícia ou uma má notícia? Cada variação deve estimular perguntas.

• Por que um projeto custou mais ou menos do que o planejado?
• Os objetivos foram atingidos?
• A variação positiva reflete uma economia ou falha na implementação?
• a variância reflete uma mudança nos planos, uma falha de gerenciamento ou um orçamento irrealista?

Uma tabela de variação pode fornecer ao gerenciamento informações significativas. Sem esses dados, algumas dessas questões importantes podem não ser feitas.

Mais sobre Variância

A análise de variação nas vendas pode ser muito complexa. Pode haver diferenças significativas entre as vendas projetadas e reais devido a diferentes volumes unitários ou devido a preços médios diferentes. No exemplo de variação de vendas neste capítulo, a variância das unidades mostra que as vendas de sistemas foram decepcionantes. Na variação das despesas, no entanto, podemos ver que os custos de publicidade e envio estavam abaixo do planejado. Poderia haver uma correlação entre as despesas salvas no envio de correspondências e as vendas abaixo do planejado? Sim, claro que poderia.

O custo de envio era muito menor do que o planejado, mas como resultado, as vendas planejadas nunca chegaram. A variação positiva de despesa não é boa para a empresa. As despesas de Vendas e Marketing também ficaram acima do planejado em março, causando outra variação negativa.

A tabela de variação de previsão de vendas, mostrada anteriormente, que compara a variação de unidades e a variação de vendas, não gera surpresas. As vendas unitárias abaixo do esperado também tiveram valores de vendas abaixo do esperado. Compare isso com o Serviço, em que unidades menores geraram vendas maiores (indicando preços muito mais altos do que o planejado). Isto é uma indicação de uma nova oportunidade de lucro ou uma nova tendência? Isso depende claramente das especificidades do seu negócio.

Muitas vezes, é difícil dizer o que causou diferenças nos custos. Se as programações de gastos não forem atendidas, a variação poderá ser causada simplesmente por um volume de unidade menor. A gerência provavelmente quer saber os resultados por unidade, o preço real e o feedback detalhado sobre os programas de marketing.

Resumo

A qualidade de um plano de negócios é medida não pela qualidade de suas idéias, análise ou apresentação, mas apenas pela implementação que causa. É verdade, é claro, que alguns planos de negócios são desenvolvidos apenas como documentos de vendas para gerar recursos financeiros. Para esses planos, seu valor é medido pela sua eficácia na venda de uma oportunidade de negócio para um possível investidor. Para planos criados para ajudar a administrar um negócio, seu valor é medido pelo quanto eles ajudam a administrar um negócio - em outras palavras, sua implementação.

A análise de variação é vital para um bom gerenciamento. Você precisa acompanhar e acompanhar os orçamentos, principalmente por meio de análise de variação, ou os orçamentos serão inúteis.

Embora a análise de variação possa ser muito complexa, o guia principal é o senso comum. Em geral, ir abaixo do orçamento é uma variação positiva e o orçamento excedente é uma variação negativa. Mas o teste real da administração deve ser se o resultado foi bom ou não para os negócios.