7 dicas para faturamento efetivo

Como proprietário de uma pequena empresa, você provavelmente adora o que faz e pode até dizer que faria isso de graça, se pudesse. Mas no final do dia, você precisa de fluxo de caixa para manter seu negócio funcionando.

A fatura é uma fatura enviada aos clientes por produtos ou serviços que você forneceu. Ele descreve o que foi vendido, quanto o cliente deve e quando e como o cliente deve pagar. Grandes empresas têm contabilistas dedicados para fazer o seu faturamento, mas a maioria dos proprietários de pequenas empresas tem que fazer isso por conta própria. E a pequena empresa média está esperando por mais de US $ 5.000 em pagamentos vencidos em qualquer mês, de acordo com uma pesquisa da Intuit com 1.000 proprietários americanos de pequenas empresas.

A Investmentmatome conversou com contadores e profissionais de faturamento sobre como os empreendedores podem preparar as faturas de maneira mais eficiente e receber pagamentos mais rapidamente.

1. Automatize o processo

Se você ainda não fez isso, configure um software para automatizar suas faturas. A maioria das plataformas de contabilidade, como QuickBooks, Xero, FreshBooks e Wave Accounting, inclui recursos de faturamento, ou você pode se inscrever em um serviço somente de faturas, como Bill.com, Hiveage e Billbooks.

"É hora de migrar do Excel e PDFs para aplicativos de faturamento na nuvem", disse o diretor executivo da Billbooks, Sagar Kogekar, em um e-mail para a Investmentmatome. "Existem montes de software por aí, e você economizará tempo e dinheiro se escolher um."

Cerca de 70% das pequenas empresas usam software de faturamento, de acordo com uma pesquisa de 2015 com mais de 200 líderes de pequenas empresas da Concur, uma empresa de Bellevue, Washington, que fornece serviços de faturamento automatizado e produtos de gerenciamento de despesas para empresas.

Usar o software de faturamento reduz erros e economiza dinheiro. As empresas que automatizam seus processos de cobrança reduzem os custos de faturamento em 40% a 70%, de acordo com um relatório de 2012 da Ardent Partners, uma empresa de Boston que pesquisa o gerenciamento de suprimentos. A automação também torna o faturamento mais rápido, liberando tempo para os empreendedores se concentrarem em administrar seus negócios.

"Eles podem gastar seu valioso tempo usando seu chapéu CFO, em vez de usar o seu manual de entrada de dados", diz Jessica Staley, diretora de gerenciamento de produtos da Concur, à Investmentmatome.

2. Envie citações escritas

Se possível, gerencie as expectativas de seus clientes enviando uma cotação de preço por escrito antes de você entregar o produto ou serviço que você está oferecendo. Uma cotação deve incluir o custo estimado do trabalho e como você aceita pagamentos, seja com dinheiro, cartão de crédito, cheque ou on-line. Certifique-se de que o cliente aceita seus termos por escrito antes de aceitar o pedido.

"Sou um grande fã de documentar tudo", diz Sara Rosenfeld, gerente de marketing de produtos da Wave Accounting.

3. Definir prazos de pagamento curtos

Quando você envia uma fatura a um cliente, especifique o prazo para pagamento. O padrão normalmente é de 30 dias ou menos, mas você pode escolher qualquer quantidade de tempo.

O devedor médio paga duas semanas de atraso, de acordo com uma análise Xero de mais de 12 milhões de faturas. Os especialistas da Xero recomendam a definição de condições de pagamento em 13 dias ou menos, se você deseja ser pago de forma realista em 30 dias. O faturamento online torna o pagamento mais rápido e mais fácil para os clientes, diz Amy Vetter, chefe de contabilidade da Xero, EUA.

"As pessoas estão acostumadas a pagar por coisas on-line e não necessariamente esperando para cortar o cheque na sexta-feira", diz Vetter à Investmentmatome. "É muito mais aceitável definir esses tipos de [curtos] condições de pagamento com os clientes".

4. Crie um sistema de numeração

A numeração das suas faturas ajudará você a acompanhar os pagamentos recebidos para fins fiscais. Você pode usar letras, números ou uma combinação dos dois para marcar cada fatura. Escolha um sistema que funcione para você, mas os especialistas em faturamento recomendam não usar "001" para sua primeira fatura. Começar com um número maior ajudará seus clientes a ver você como um especialista estabelecido, mesmo se você for um novo negócio.

"Comece com 0053, só para parecer um pouco mais profissional", diz Faraz Shafaghi, diretor de marketing de produtos e engajamento de clientes da FreshBooks.

5. Use linguagem educada

Embora possa parecer insignificante, usar frases como “pague por (data)” e “obrigado pela sua empresa” nas faturas aumentará suas chances de ser pago, diz Shafaghi. Você também pode enviar notas de agradecimento ou e-mails para clientes que pagam a tempo ou antecipadamente.

"Lembre seus clientes sobre outros produtos e serviços que você oferece e que adoraria veiculá-los novamente", diz Mike Savory, gerente de gerenciamento de produtos da Sage North America, uma empresa de software de contabilidade.

6. Enviar faturas imediatamente

Depois de concluir um serviço ou enviar mercadorias para um cliente, envie uma fatura imediatamente. Isso ajudará você a permanecer no topo da mente do cliente e estabelecer um precedente para agilidade.

Se possível, permita que os clientes paguem no local com um sistema de pagamento móvel, como o Apple Pay ou Square. Alguns sistemas de faturamento, incluindo Wave, Flint Mobile e QuickBooks, também permitem que os proprietários de empresas aceitem pagamentos móveis.

7. Acompanhamento

Se você não receber o pagamento imediatamente, envie lembretes aos seus clientes sobre os prazos de pagamento. É apropriado enviar lembretes uma semana antes do vencimento do pagamento, no dia do vencimento, e toda semana depois do atraso, diz Rosenfeld, da Wave Accounting.Para itens caros, como um pedido de US $ 5.000, é aceitável enviar lembretes mais frequentes.

Se você está preocupado em ser agressivo com muitos e-mails de acompanhamento, Rosenfeld sugere usar seu software de faturamento para configurar avisos de pagamento automatizado para os clientes.

"Não se preocupe se o envio de lembretes ou o acompanhamento de faturas não pagas será considerado rude ou uma violação de um relacionamento que você tenha formado com um cliente", diz Savory, da Sage North America. "Você está administrando um negócio e a necessidade de pagamento imediato e completo não deve surpreender ninguém."

Para obter mais ajuda sobre como iniciar e administrar uma pequena empresa, visite o nosso site Small Business Guide.

Teddy Nykiel é um escritor de pessoal que cobre finanças pessoais para Investmentmatome. Siga-a no Twitter @teddynykiel e em Google+.

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