Sua fatura foi rejeitada: As 8 principais dicas para faturamento Empresas

Fechar um negócio com uma empresa ou com um cliente corporativo é um grande impulso para qualquer negócio, seja ele pequeno ou grande.

Recebendo o pagamento, no entanto, é outra coisa totalmente diferente.

Pode ser tão fácil quanto você esperaria, ou acabar em uma bagunça total. Tudo depende da maneira como você fatura seus clientes. Uma vez recebida e registrada, a fatura aciona uma série de processos que resultam em dinheiro atingindo sua conta - a menos que algo saia errado.

A chave para que as suas faturas sejam pagas a tempo está nos detalhes. As dicas a seguir vêm dos meus dois anos em contas a pagar e contas a receber, e segui-las economiza tempo, dinheiro e muito estresse.

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1. Saiba onde suas faturas realmente vão

Ao lidar com grandes empresas, você deve ter em mente que o Contas a Pagar é um dos primeiros processos a serem terceirizados e automatizados. E onde há automatização, a tolerância ao erro é quase nula. Isso também se aplica às suas faturas.

Isso significa que alguém em um país diferente (e até mesmo um fuso horário diferente) provavelmente registra suas faturas. Seja um terceiro ou um centro de serviços compartilhados, os padrões de qualidade são rigorosos. Eles não hesitarão em rejeitar uma fatura, especialmente de um pequeno fornecedor, sob a menor suspeita de que algo está errado. O que pode parecer um detalhe trivial pode, na verdade, causar sérias repercussões para o parceiro de terceirização no caso de uma auditoria.

Além disso, o AP opera com um grande volume de documentos e cada um deles é avaliado muito rapidamente. Não há tempo para analisar cada fatura em detalhes - é correta ou não, e é isso. Certifique-se de que suas faturas sejam aceitas e aprovadas imediatamente. Como? Bem, cumprindo!

2. Pregue-o desde o início

A maioria dos problemas de pagamento que vi poderia ter sido facilmente evitada simplesmente seguindo os requisitos de cobrança do cliente. Quanto mais pessoas envolvidas na definição do acordo, maior a chance de que essa informação seja perdida.

Os representantes de vendas costumam receber as instruções de cobrança, mas, como se concentram mais em garantir novos leads, tendem a negligenciar as formalidades que vêm depois.

Certifique-se de que suas vendas e faturamento estejam na mesma página. Não espere até que a fatura tenha passado para verificar se ela foi emitida corretamente.

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3. Mantenha suas faturas legíveis

Se você enviar faturas eletrônicas ou em papel, elas provavelmente serão digitalizadas logo no início e encaminhadas para um software de leitura de faturas. O contador da AP os verifica em seguida.

É aí que muitas coisas podem dar errado. Em primeiro lugar, esses aplicativos não são bons para leitura de cores. Você pode ficar tentado a incrementar suas faturas com tons diferentes, mas é melhor mantê-las simples. Ter todos os textos e números em preto é uma obrigação.

Além disso, não escaneie as faturas por conta própria - a imagem resultante no sistema do cliente certamente será ilegível. O caminho certo a seguir é gerar um PDF.

Em segundo lugar, certifique-se de que os detalhes essenciais (data da fatura, data de vencimento, número, número do pedido, nome e endereço da empresa, valores e taxas de impostos) se destaquem. Eles devem ser fáceis de detectar à primeira vista. Caso contrário, a fatura pode ser rejeitada imediatamente, mesmo que a informação esteja realmente lá.

4. Bill a entidade certa

Quanto maior a empresa, mais entidades ela provavelmente terá. A menos que o formulário de pedido indique o contrário, fature a unidade com a qual você está realmente negociando.

Muitos fornecedores tendem a endereçar suas faturas para a sede da empresa quando estão em dúvida sobre o endereço de cobrança correto. O AP certamente os rejeitará e pedirá para reenviar o documento com detalhes corrigidos.

Além disso, nunca encurte o nome da empresa ou seu endereço. Alguns países (Cingapura, por exemplo) têm regulamentações muito rigorosas a respeito disso, e a AP pode não aceitar faturas com abreviações ou detalhes faltantes.

Isso pode parecer absurdo, mas às vezes eu tive que rejeitar faturas que tinham um andar errado ou um número de rua no endereço do cliente. Use exatamente o que foi fornecido pelo seu parceiro de negócios

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5. Respeite o pedido de compra

Seus clientes provavelmente precisarão de um número de pedido de compra (ou “PO”) na sua fatura. Certifique-se de verificar se é esse o caso e cumpra todas as informações incluídas no pedido.

O pedido de compra é o que o AP procura primeiro, pois contabilizam as faturas usando esse número. Se não estiver lá ou for difícil identificar, a fatura poderá ser rejeitada e perder o prazo de pagamento pretendido. Acompanhe o período financeiro que a OP cobre e o dinheiro disponível. O envio de uma fatura com um pedido desatualizado ou sem fundos atrasará o pagamento em dias, se não em semanas. Isso é especialmente problemático durante a transição de um ano fiscal / trimestre para outro.

Também é uma boa prática manter um pedido de compra por uma única fatura. Pode parecer mais conveniente incluir vários POs em um documento, mas isso tornará mais difícil para o AP reservar, especialmente quando houver um problema com um deles.

6. Projeto de lei na moeda certa

A discrepância de moeda é outro motivo comum para pagamentos atrasados, especialmente ao negociar com entidades estrangeiras. Tenha cuidado extra quando você lida com isso.

Alguns países, como a Índia, tornam extremamente difícil processar transferências eletrônicas em moedas estrangeiras. Eu vi pagamentos sendo arrastados por meses por causa disso, resolvidos apenas com a emissão de um novo pedido.

Caso você esteja faturando seu cliente em uma moeda diferente da local, talvez seja necessário fornecer o equivalente doméstico de todos os pedidos. valores na fatura, incluindo e excluindo impostos.

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7. Revise seu catálogo de endereços regularmente

Manter seus contatos atualizados é de importância crucial, especialmente quando você não fatura seus clientes com frequência. As grandes empresas sempre aprimoram seus processos e sistemas de gerenciamento de dados, o que geralmente resulta na alteração dos endereços de e-mail.

Geralmente, eles se comunicam com antecedência, mas e-mails automáticos podem ser perdidos facilmente na caixa de entrada ou filtrados como spam. Se você enviar faturas para um e-mail pessoal, inclua um endereço financeiro ou contábil genérico no CC. As pessoas vêm e vão, portanto, não cometa o erro de entrar em contato com alguém que não está mais na empresa.

Os contadores da AP também podem não verificar suas caixas de entrada com a frequência que desejarem. O envio de suas faturas por meio de canais genéricos garante que elas sejam tratadas dentro do prazo padrão.

8. Faça um acompanhamento com um sorriso

Sempre que você fizer um acompanhamento com a AP sobre sua fatura rejeitada ou um pagamento atrasado, ser amistoso ajudará muito. Naturalmente, você tem o direito de exigir o dinheiro na hora, mas tomar um tom negativo com um funcionário da AP não ajudará.

A questão provavelmente não é culpa deles. Eles são muito mais propensos a ir uma milha extra para você, se você mostrar empatia e bondade. Seu trabalho é extremamente mundano, portanto, tratá-los como pessoas, em vez de máquinas, funcionará a seu favor.