Como configurar a folha de pagamento como um novo empregador |

Quando você é dono de uma empresa, você é responsável pela contratação de funcionários. Funcionários de primeira linha podem ajudar você a simplificar os processos de negócios, adicionar ideias inovadoras e expandir seus negócios. Antes de começar a se preocupar com uma estratégia de contratação de candidatos ou contratar seu primeiro funcionário, você precisa ter um pouco de compreensão sobre a folha de pagamento.

A maioria dos proprietários de empresas é especializada em sua indústria, não na folha de pagamento. Configurar e executar folha de pagamento pode parecer complicado, mas depois de ter mãos extras ajudando a administrar seu negócio, tudo valerá a pena.

Continue lendo para saber as responsabilidades do seu empregador, como configurar a folha de pagamento e reter impostos do funcionário salários. Na Patriot Software, somos especialistas em folha de pagamento, então confira os links ao longo deste artigo para obter informações mais detalhadas sobre os vários aspectos da configuração da sua folha de pagamento.

Veja também: É hora de contratar um funcionário? > Como configurar a folha de pagamento

Se você deseja contratar funcionários em sua empresa, primeiro é necessário configurar a folha de pagamento. Para executar a folha de pagamento, você terá que estabelecer um sistema; você quer fazer a folha de pagamento à mão, usar software ou contratar um contador?

Manter seus documentos comerciais organizados tornará a configuração da folha de pagamento um processo mais suave. Para configurar a folha de pagamento para o seu negócio, você precisa de um pouco de informação sobre sua empresa e novos funcionários

Informações comerciais

Para configurar a folha de pagamento, você precisa ter alguns números de identificação. Você precisa se candidatar a um EIN (abreviação de Employer Identification Number), que você pode obter do IRS. O EIN é um número de nove dígitos que identifica sua empresa. Você precisará disso quando denunciar impostos ou enviar informações sobre impostos ao governo.

Para pagar impostos federais, é possível configurar uma conta do sistema de pagamento de impostos federais (EFTPS). Dessa forma, você pode fazer pagamentos seguros on-line ou por telefone.

Você também precisa se registrar no departamento de trabalho do seu estado. Você precisará de uma nova conta de relatórios de contratação para relatar novos funcionários ao estado. Dependendo do local de sua empresa, você também pode precisar de números de identificação estaduais e / ou locais. E, não se esqueça de obter o seguro de compensação dos trabalhadores

Informações do funcionário

Para configurar a folha de pagamento, você precisa ter informações para cada novo funcionário, incluindo nome, endereço e número da Previdência Social. Você também precisará de informações fiscais, como seu status de arquivamento e detalhes sobre deduções e contribuições atuais.

Os novos funcionários devem preencher o Formulário W-4 (também conhecido como Planilha Pessoal de Subsídios) a ser configurado em seu sistema de folha de pagamento. O formulário W-4 ajuda a determinar quanto imposto de renda federal deve ser retido dos salários de cada funcionário

Os funcionários também precisarão preencher o Formulário I-9 quando você os contratar, mas este formulário não afeta a folha de pagamento. No entanto, confirma a elegibilidade de um funcionário para trabalhar nos EUA, por isso é importante para a contratação. Alguns estados também exigem o E-Verify, um sistema que você pode usar para garantir que os funcionários estejam autorizados a trabalhar nos EUA.

Pagar informações

Não se esqueça de uma das partes mais importantes da configuração da taxa e da taxa de pagamento da folha de pagamento.. O empregado receberá salário por hora ou um salário? E quantas vezes você vai pagá-los (semanal, quinzenal, mensal)?

Você precisará de um sistema de gerenciamento de frequência para acompanhar horas de trabalho, horas extras e folgas pagas. E você precisa saber se seus funcionários estão isentos ou não. Se o empregado se qualificar para o status de isenção, você não pagará as horas extras. Para saber mais, consulte o Departamento do Trabalho dos EUA. Mantenha as informações da folha de pagamento organizadas para se manterem eficientes e cumprir os requisitos legais.

Para executar a folha de pagamento, você precisa saber como planeja pagar os funcionários. Você pode escolher entre alguns tipos diferentes de pagamento, incluindo cheques, depósito direto, cartões de pagamento e até dinheiro. Se você pagar via depósito direto, coletar informações bancárias de seus novos contratados.

Veja também: Como contratar seu primeiro funcionário

Como lidar com impostos

Para cumprir com o IRS quando você executa a folha de pagamento, você precisa se familiarizar com a retenção de impostos sobre a folha de pagamento. Em cada período de pagamento, você precisará reter os impostos do pagamento bruto de cada funcionário.

Embora possa soar intimidante, o pagamento de impostos é mais fácil quando você sabe quais são os tipos de impostos a serem retidos. E, você também precisa saber o que fazer com o dinheiro depois de retê-lo.

Quais impostos você precisa reter?

Como proprietário de uma empresa, você é obrigado a reter impostos sobre os salários dos funcionários. Retenção de imposto de renda federal, imposto de renda local e estadual (se aplicável) e imposto FICA.

Imposto de renda federal

Você deve reter o imposto de renda federal com base no número de indenizações que um empregado alega no Formulário W-4.

A Publicação 15 do IRS é um ótimo recurso se você decidir aprender como fazer a folha de pagamento manualmente. Você pode escolher uma das duas tabelas de retenção de imposto de renda para ajudá-lo a descobrir a quantia a ser retida: o método de faixa salarial ou o método de porcentagem. O software de folha de pagamento calculará automaticamente os impostos para você

O que significa isenção de impostos no Formulário W-4 de um funcionário? Em certas circunstâncias, alguns de seus funcionários podem ser isentos de impostos, o que significa que você não retém o imposto de renda federal de seus salários. O Formulário W-4 do funcionário informa se um empregado está isento de impostos ou não. Eles precisam fornecer a você um novo Formulário W-4 até o prazo de cada ano para manter o status de isenção.

Impostos estaduais e locais de renda

Dependendo do estado em que você realiza negócios, talvez seja necessário reter impostos estaduais salários de seus funcionários. E, algumas localidades exigem um imposto de renda adicional.

Para descobrir se você precisa reter impostos estaduais e municipais do salário dos empregados, você precisará verificar com o seu estado.

FICA tax

FICA (Federal Lei de Contribuições de Seguros) inclui dois tipos de impostos: Segurança Social e impostos do Medicare. Tanto o empregador como o empregado contribuem para o imposto FICA de forma igual. Isso significa que você reterá uma certa porcentagem do salário de seu empregado e contribuirá com uma porcentagem correspondente.

A cada ano, a taxa de imposto do FICA está sujeita a alterações. Atualmente, a alíquota do imposto de seguridade social é de 6,2% do salário bruto de cada empregado. Apenas os salários até $ 127.200 são tributados. A taxa do Medicare é atualmente de 1,45% (em todos os salários) do salário bruto de cada funcionário. Não se esqueça, você também deve pagar 6,2 por cento e 1,45 por cento do salário bruto do empregado para a parte do empregador! E você deve reter uma taxa adicional de Medicare de 0,9% para os salários dos funcionários acima de US $ 200.000 (US $ 125.000 se o casamento for separado ou US $ 250.000 se o casamento for feito em conjunto). Não há correspondência de empregador para imposto adicional de Medicare

Impostos somente para empregadores

Se você tiver funcionários, também precisará pagar o imposto federal de desemprego (FUTA) e o imposto estadual de desemprego (SUTA). Mas você não reterá esses impostos dos salários dos funcionários.

Seu estado informará sua taxa de imposto SUTA. A taxa de imposto FUTA é uma porcentagem dos salários de seus funcionários, até um certo valor. A maioria dos empregadores paga 0,6% dos primeiros US $ 7.000 pagos a cada funcionário por ano, a menos que vivam em um estado de redução de crédito.

Depois de impostos retidos na fonte, o que você faz com eles?, você não está sozinho. Lidar com impostos de emprego pode ser difícil. Mas, não tenha medo, você está quase terminando de entender o básico sobre como lidar com os impostos sobre o emprego!

Cronograma de depósito

Após a retenção de impostos, você precisa arquivá-los e remetê-los para as agências fiscais do governo. Você deve seguir um cronograma de depósito, determinado pelo IRS, para descobrir com que frequência você paga impostos.

Para a renda federal e os impostos do FICA, siga um cronograma de depósito semi-semanal ou mensal. Sua programação depende do total de seu passivo fiscal informado no Formulário 941 durante um período de lookback de quatro quartos. Você deve depositar mensalmente se reportou US $ 50.000 ou menos em impostos durante o período de retrospectiva. Se você relatou mais de US $ 50.000 em impostos, deverá fazer depósitos semestrais. Veja as instruções do Formulário 941 para obter mais detalhes.

Depositar os impostos FUTA trimestralmente. Os vencimentos dos trimestres são 30 de abril, 31 de julho, 31 de outubro e 31 de janeiro.

Relatório de impostos

Você também precisa informar sobre impostos em formulários do governo. Relate o imposto de renda federal e o Imposto FICA (Seguro Social e Medicare) a cada trimestre no Formulário 941. Você também relatará o imposto FUTA no Formulário 940, que deve ser entregue até 1º de janeiro de cada ano.

Para impostos estaduais e municipais e SUTA imposto, você precisará obter o furo do seu estado. Consulte a Publicação 15 do IRS para obter mais informações sobre como depositar e relatar impostos.

Veja também: Impostos Pessoais versus Impostos Comerciais: Qual é a Diferença?

Perguntas, comentários, preocupações?

Antes de contratar funcionários, você precisa colocar o trabalho no processo de configuração da folha de pagamento. E quando você tiver funcionários, não se esqueça de reter, informar e remeter os impostos. Para agilizar a folha de pagamento, você pode sempre considerar investir em um software de folha de pagamento que atenda às suas necessidades de negócios. Alguns sistemas de software de folha de pagamento reterão, depositarão e arquivarão impostos. Tudo o que você faz é inserir as informações de retenção para seus funcionários.

Se tiver dúvidas, você sempre pode entrar em contato com a agência fiscal local. O IRS também fornece recursos sobre impostos de emprego:

Entendendo impostos sobre emprego

Depositando e reportando impostos sobre emprego

• Datas de vencimento do imposto de emprego
• Você pode ter pensado que seria difícil entender os requisitos legais para contratar novos funcionários. funcionários e executando a folha de pagamento. Mas você é proprietário de uma empresa! Você passou pelo espremedor e decidiu seguir sua paixão. A configuração da folha de pagamento será gerenciável, desde que você tenha um esboço claro do que fazer.