Sete Passos para o Planejamento de Projetos Bem Sucedido

Ultimamente, tenho feito parte de várias equipes de projeto. Algumas dessas experiências me fizeram sentar e analisar o processo de planejamento do projeto para entender como o planejamento e a implementação do gerenciamento de projetos poderiam ser melhorados.

Por que os projetos gerenciados por pessoas talentosas acabam sendo atrasados ​​ou não concluídos? Por que as equipes de projeto às vezes acham que estão atirando em um alvo em movimento? Eu acho que a falta de planejamento adequado ou falha em criar uma abordagem sistemática pode ser fatal para projetos.

O que é planejamento de projeto?

O planejamento de projeto é o processo de definir seus objetivos e escopo, seus objetivos e metas), e atribuição de tarefas e recursos orçamentários para cada etapa. Um bom plano é facilmente compartilhável com todos os envolvidos, e é mais útil quando é revisitado regularmente. Simplesmente esboçar um plano e nunca discuti-lo novamente com sua equipe é uma boa receita para perder tempo e esforço.

Você pode fazer o planejamento de seu projeto em um simples documento do Google ou usar o software de gerenciamento de projetos. O benefício de usar o software de gerenciamento de projetos é que geralmente você pode armazenar todos os seus documentos e entregas em um único lugar, e você pode evitar perder discussões e decisões importantes para o e-mail ou o Slack void. Com uma ferramenta como o Basecamp, por exemplo, é fácil acompanhar o progresso e manter o controle de conversas e itens que exigem colaboração com algumas pessoas diferentes.

Se você está pensando em gerenciamento de projetos como ou em uma inicialização acelerada, pode parecer que tudo leva muito tempo no início. Mas, você economizará muito tempo e recursos se documentar seu plano de projeto desde o início e usá-lo como um roteiro para manter você e sua equipe no caminho certo.

Aqui estão sete chaves para o planejamento bem-sucedido do projeto. Ajudar você a começar.

1. Pense no seu plano como um roteiro para as partes interessadas

Todo projeto precisa de um roteiro com metas claramente definidas que não devem mudar após a conclusão da primeira fase do projeto. Todas as partes interessadas que se beneficiam do resultado ou envolvidas na execução do projeto devem ser nomeadas e suas necessidades indicadas durante o processo inicial de planejamento do projeto.

Essas partes interessadas podem incluir:

• O gerente do projeto ou a pessoa responsável pela conclusão.
• O “cliente” que recebe as entregas - pode ser alguém da sua equipe (interna) ou um cliente pagador real.
• A equipe, ou as pessoas responsáveis ​​por qualquer tática que faça parte o plano

Não presuma que você entende automaticamente as necessidades e metas de cada parte interessada. Antes de documentar o plano do seu projeto, converse com ele para ter certeza de que realmente entende o projeto, as habilidades e os recursos de todos da equipe.

2. Divida o projeto em uma lista de entregas

Desenvolva uma lista de todas as entregas. Essa lista deve dividir o projeto maior em tarefas menores que podem ser atribuídas a membros específicos da equipe, e você deve incluir prazos estimados associados a cada entrega ou tarefa.

Assegure-se de entender e documentar o processo de aprovação de cada entrega. Se o seu projeto for para um cliente externo, certifique-se de ter clareza sobre o processo de aprovação interna, para que você não fique surpreso com atrasos ou desacelerações com a análise de opiniões concorrentes.

3. Fale com sua equipe

Identifique pelo nome todos os indivíduos e / ou organizações envolvidos em cada entrega ou tarefa e descreva suas responsabilidades em detalhes. Caso contrário, a falta de comunicação pode levar a atrasos e situações em que os membros da equipe podem ter que refazer seu trabalho

Realize uma reunião inicial para conversar com sua equipe sobre o plano de ataque pretendido. Peça-lhes para ajudá-lo a pensar sobre a melhor maneira de realizar o trabalho. Isso não apenas ajudará você a ser mais eficiente, mas também a ajudá-lo a obter o seu buy-in, porque eles se sentirão mais responsáveis ​​pelo processo. Usando uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o Basecamp pode ser útil manter todos na pista e armazenar documentos e conversas em um só lugar.

Se você usa e-mail para comunicar projetos, considere o uso de uma solução de e-mail da caixa de entrada que permita atribuir e-mails que precisem de atenção do projeto aos membros da equipe conforme apropriado, em vez de encaminhar continuamente grandes conversas.

4. Identifique os riscos

Determine os riscos envolvidos em seu projeto. Pense no que você fará se algo levar muito mais tempo do que o esperado, ou se os custos acabarem sendo muito mais do que você previa inicialmente.

Você não precisa ter um curso específico de ação identificado para cada possível resultado negativo, mas você deve passar algum tempo com sua equipe, pensando no que poderia dar errado. Então, você pode fazer o máximo que puder para mitigar esses riscos desde o início, em vez de ser pego de surpresa depois. Os fatores de risco também podem ter alguma influência sobre como você faz o orçamento.

5. Criar um orçamento

Anexado à sua lista de marcos e resultados, deve haver informações sobre o custo do projeto e o orçamento estimado. Resista ao desejo de atribuir grandes quantias em dólares a grandes projetos sem identificar exatamente como o dinheiro deve ser gasto. Isso ajudará sua equipe a entender os recursos com os quais eles trabalham para realizar o trabalho. Quando você está definindo seu orçamento inicial, esses números podem ser intervalos em vez de absolutos.

Para determinados itens, talvez seja necessário obter cotações de alguns fornecedores diferentes. Pode ser útil documentar brevemente o escopo do projeto acordado em sua documentação orçamentária, caso você acabe precisando fazer alterações no projeto maior com base em restrições orçamentárias, ou se o fornecedor não entregar exatamente o que você esperava.

6. Adicione marcos

Use sua lista de entregas como uma estrutura para adicionar marcos e tarefas que precisarão ser concluídas para atingir a meta maior. Estabeleça prazos razoáveis, levando em conta a produtividade, a disponibilidade e a eficiência dos membros da equipe do projeto.

Pense em seus marcos dentro da estrutura SMART. Seus objetivos devem ser:

• Específico: Claro, conciso e escrito em linguagem que qualquer um possa entender.
• Mensurável: Use números ou linguagem quantitativa quando apropriado. Evite descrições vagas que deixam o sucesso à interpretação pessoal e subjetiva.
• Aceitável: Obtenha o apoio das partes interessadas em suas metas, marcos e resultados.
• Realista: As metas de alongamento são uma coisa, mas não estabeleça metas impossíveis de alcançar. É frustrante para sua equipe e para suas partes interessadas, e pode atrasar seu projeto porque realizar o impossível geralmente custa mais e leva mais tempo.
• Baseado em tempo: Defina prazos concretos. Se você tiver que alterar os prazos associados aos seus marcos, documente quando e por que você fez a alteração. Evite alterações sigilosas ou a edição de prazos sem notificar sua equipe e as partes interessadas relevantes.

7. Definir diretrizes de relatório de progresso

Podem ser relatórios mensais, semanais ou diários. Idealmente, um espaço de trabalho colaborativo deve ser configurado para o seu projeto on-line ou off-line, onde todas as partes possam monitorar o progresso. Certifique-se de ter um documento-plano de comunicação com que frequência atualizará as partes interessadas sobre o progresso e como compartilhar informações em reuniões semanais ou e-mails diários.

Use a estrutura que você configurou ao identificar seus marcos para guie seus relatórios. Tente não recriar as rodas ou perder tempo gerando novos relatórios toda vez que precisar comunicar o progresso. Lembre-se de que usar um software de gerenciamento de projetos como o Basecamp pode manter as partes interessadas informadas sem perder a caixa de entrada ou perder conversas em longas conversas.

O segredo para o planejamento e gerenciamento efetivos do projeto é manter-se organizado e se comunicar bem com o seu equipe e partes interessadas. Quer você decida usar software de gerenciamento de projetos ou não, pense em onde e como você armazena todos os materiais e recursos relacionados ao seu projeto - mantenha tudo em um só lugar, se puder. Boa sorte!