Histórias de Sucesso para Pequenas Empresas: o Grupo de Marcas Ajuda Pequenas e Médias Empresas a Alcançar a Nuvem

Se você é proprietário de uma pequena empresa, provavelmente está usando computadores e todo esse material de tecnologia para administrar sua empresa. Mas você ainda pode estar usando a tecnologia à moda antiga, como as pequenas empresas fizeram, digamos, em 2010.

Você provavelmente tem PCs no escritório, servidores em um backroom conectando-os em uma rede e outros equipamentos onde você armazena todos os seus dados. O software que você está usando provavelmente veio em uma caixa fechada e você contratou um especialista em TI para instalá-lo e executar sua rede.

Sim, isso é velho.

Isso é praticamente o que uma empresa de aquecimento e resfriamento da Pensilvânia teve e o que acabou deixando para trás, graças a um pequeno negócio chamado Marks Group, que ajuda a levar outras pequenas empresas à utilização do setor tecnológico no século XXI.

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A nuvem, definida

Você pode ser como a maioria das pequenas empresas do país que ainda não aderiu à nuvem. Essa nuvem refere-se ao sistema no qual os usuários acessam o poder de computação por meio de uma rede baseada na Web, em vez de precisar configurar tudo no escritório.

Na nuvem, a maioria das tarefas da sua pequena empresa - gerenciar seus livros, acompanhar o inventário, garantir que o cliente esteja satisfeito - é feita on-line. Não é necessário comprar seus próprios servidores e outros equipamentos e, em alguns casos, não é necessário contratar uma equipe de TI para executar sua rede. Alguém fará isso por você.

No passado, isso era chamado de computação utilitária, porque praticamente transforma a capacidade de computação em um utilitário, como água ou eletricidade.

Em vez de pagar antecipadamente por um aplicativo de software, você normalmente paga uma taxa de assinatura mensal com base no número de usuários. Em vez de ter todos os seus dados no escritório, suas informações são armazenadas em um data center em outro lugar, talvez até mesmo a centenas de quilômetros de onde você está.

Mais da metade, ou 57%, das pequenas empresas nos Estados Unidos não usam tecnologias de nuvem, em comparação com 43%, de acordo com um relatório de 2013 da National Small Business Association. Mas aqui está outra estatística surpreendente: apenas cinco anos atrás, em 2010, apenas 5% das pequenas empresas estavam lidando com sua tecnologia por meio da nuvem.

Poupança rápida

Entre os novos convertidos em computação em nuvem está a Oliver Heating & Cooling, uma empresa de 44 anos com cerca de 200 funcionários com sede em Morton, Pensilvânia.

Recentemente, a empresa recorreu ao Marks Group, uma pequena empresa sediada perto da Filadélfia, com 10 funcionários que ajuda as empresas a operar com mais eficiência, adotando novas tecnologias de informação, incluindo sistemas baseados em nuvem.

Oliver estava lutando com "software desatualizado" para acompanhar os clientes, de acordo com Todd Whitmire, diretor de TI da empresa.

"Estávamos com problemas para rastrear leads e vendas", diz ele à Investmentmatome. “Estávamos com dificuldades para compilar todas as informações. Conseguir todos os relatórios estava começando a ficar extremamente difícil ”.

O Marks Group ajudou a migrar o sistema de Oliver para o Microsoft Dynamics. A empresa optou por usar a versão baseada em nuvem. Custou cerca de US $ 20.000, o que incluiu as taxas para o Grupo Marks.

A empresa realizou economias quase que imediatamente. No passado, Oliver tinha que pagar até US $ 15.000 para licenças e até US $ 2.000 para cada atualização. Com o sistema baseado em nuvem, Oliver paga uma taxa mensal de US $ 65 por usuário, ou cerca de US $ 950 por mês.

Eles também salvaram por não ter que comprar hardware. Oliver gastou cerca de US $ 137 mil a cada cinco a sete anos para comprar novos servidores, o que representa cerca de US $ 30 mil por ano.

"Estamos à frente do jogo agora porque não estamos gastando US $ 30 mil por ano em servidores", diz Whitmire.

Há também a conveniência e a eficiência do novo sistema de gerenciamento de relações com o cliente, ou CRM.

"Vale a pena", diz ele. “São informações ao vivo e você pode detalhar. Você sabe como os gerentes executivos gostam desses painéis. Eles podem ver tudo ao vivo. Isso lhes dá uma sensação calorosa e confusa ”.

Entrando no século 21

Essa é uma boa notícia para Gene Marks, proprietário do Marks Group, que também escreve uma coluna popular sobre pequenas empresas para o Washington Post, a Forbes, a revista Huffington Post e Entrepreneur.

Ele se tornou um evangelista da computação em nuvem depois de sua própria experiência difícil com software comercial.

Ele fundou o Marks Group em 1994 com seu pai, que, segundo ele, "estava vendendo o pior software de contabilidade do mundo, um aplicativo que ele estava desenvolvendo por conta própria e que nunca chegou ao horário nobre".

"Depois de seis anos tumultuados, uma grande coisa aconteceu: o ano de 2000, que essencialmente desativou seu software", diz ele, referindo-se à chamada crise Y2K que enfrentou sistemas de computação em todo o mundo.

Então, a empresa mudou a estratégia e começou a revender outros produtos de software e serviços de suporte.O Marks Group agora oferece aplicativos de negócios baseados na nuvem e no local para uma variedade de tarefas, desde gerenciamento de relações com clientes a monitoramento de estoque, até o controle das finanças.

Marcas nomeia cinco tarefas principais que as pequenas empresas poderiam estar fazendo na nuvem:

1. Você pode manter suas contas de clientes por meio de "gerenciamento de relações com o cliente" ou CRM, programas como o Zoho.com.
2. Você pode gerenciar suas finanças e transações usando um programa como o Xero.com.
3. Você pode tornar mais fácil para seus funcionários colaborarem e coordenarem operações de negócios, por meio de aplicativos como o Microsoft Office Live 365.
4. Você pode facilitar o gerenciamento de projetos usando um programa como o Basecamp.
5. Você pode tornar as comunicações dentro da empresa mais rápidas e eficientes. Marks cita o popular aplicativo de comunicação, Slack.

O veterano analista de tecnologia Roger Kay, da Endpoint Technologies Associates, diz que “pequenas empresas podem definitivamente alavancar a nuvem”, especialmente porque suas opções crescem de forma constante. "Com relação à nuvem, há algo para todos", diz ele à Investmentmatome.

Agora, a nuvem nem sempre é uma venda fácil para pequenas empresas. Marcas cita três perguntas frequentes.

"Por que estou pagando mensalmente quando antes de pagar uma vez?"

"Para isso, eu explico que eles não terão mais que lidar com manutenção anual, hardware, atualizações, backups e acesso", diz ele à Investmentmatome. "Isso reduz seu custo de propriedade."

"Como eu sei que meus dados estão seguros?"

"Para isso, pergunto se eles acreditam honestamente que sua própria segurança interna é realmente melhor do que a Microsoft, Salesforce ou outros grandes fornecedores de nuvem", diz ele. "O modelo de negócios dessas empresas depende da melhor segurança e, embora ninguém possa ser 100% seguro, elas certamente têm melhores recursos à sua disposição".

"Como eu sei que esses fornecedores de nuvem estarão por perto e o que acontecerá com meus dados se eles não estiverem?"

Marks responde: "Mesmo que um fornecedor de nuvem tenha problemas, é mais do que provável que seus clientes sejam comprados por outra pessoa". Na indústria de software empresarial, os fornecedores são adquiridos por outras empresas e, na maioria dos casos, os adquirentes encontram maneiras de manter base de clientes da empresa adquirida.

Kay da Endpoint Technologies Associates também diz que colocaria a segurança e a conveniência como as principais razões pelas quais as pequenas empresas deveriam adotar a computação em nuvem.

"Eu não mediria o valor na redução de custos, mas no valor do seguro de não perder dados como empresa, o que poderia ser catastrófico", diz ele.

“Eu conheci um cara que perdeu seu caderno com todas as suas coisas nele, e ele nunca recuou. Isso literalmente o colocou fora do negócio. Há também um pequeno valor em poder acessar seus arquivos de outras máquinas. Eu sou conhecido por procurar um arquivo por meio de um visualizador em meu telefone quando não tinha um computador comigo. ”

Conveniência da nuvem

A busca por conveniência também levou outra pequena empresa a pedir ajuda ao Grupo Marcas. A Thompson Mahogany é uma madeireira de 172 anos de idade, sediada na Filadélfia.

O gerente geral, Andrew Nuffer, diz que a empresa queria se livrar de um sistema que ele chama de “lento”. Sua principal pergunta ao Marks Group, ele disse, é: “Ei, há algum jeito de meus caras acessarem [nosso sistema] iPads ou smartphones para que eles não precisem voltar ao escritório para inserir suas informações em nosso CRM? ”

Sim, houve. Com a ajuda do Grupo Marcas, a Thompson Mahogany tornou-se mais uma conversora de computação em nuvem.

"A longo prazo vale a pena", diz Nuffer à Investmentmatome. O novo sistema tornou a vida mais fácil para ele e seus funcionários, acrescenta. “Podemos simplesmente parar na beira da estrada e procurar alguma coisa. Podemos fazer mais trabalhos. ”

Mas Nuffer, cuja empresa começou em 1843, diz que ainda tem escrúpulos em abraçar totalmente a nuvem. A empresa ainda possui sistemas no local para algumas tarefas importantes, como o gerenciamento de inventário.

Nuffer disse que a empresa não está pensando em transferi-los para a nuvem. "Muitos segredos comerciais neles", diz ele, embora acrescente: "Mas quem sabe. Isso pode mudar nos próximos 10 anos. Se você tivesse me dito há 10 anos que eu poderia fazer tudo em um iPhone, eu teria rido de você. ”

"Este é o nosso primeiro passo para esse reino", diz ele. “Talvez nós vamos mais longe. Eu não sei."

Mais pequenas empresas provavelmente continuarão adotando a nuvem, especula Gene Marks.

‘“ O motivo real? Os pequenos empresários logo não terão escolha ”, diz ele. “As empresas de software estão dedicando a maior parte de sua pesquisa e desenvolvimento a aplicativos baseados em nuvem. As empresas de infraestrutura estão acelerando e acessando muito mais rapidamente. Para empresas de software, o modelo de negócios é muito melhor, um fluxo de receita consistente e previsível e mais controle sobre os custos de suporte. Pequenas empresas serão empurradas para lá, gostem ou não. Então agora é a hora de lidar com isso.

Você pode encontrar mais informações sobre aplicativos de negócios baseados em nuvem em um artigo da Investmentmatome sobre 20 Aplicativos para Proprietários de Pequenos Negócios. O Marks Group também tem uma página de vídeo sobre os diferentes aplicativos de nuvem para pequenas empresas.

Benjamin Pimentel é um escritor de pessoal que cobre pequenas empresas para a Investmentmatome. Siga-o no Twitter @benpimentel , em Google+ e em LinkedIn.

Para mais informações sobre como iniciar e gerir uma empresa, visite Nosso site Small Business Guide . Para respostas gratuitas e personalizadas a perguntas sobre como iniciar e financiar seu negócio, visite o site Negócio pequeno seção da página Pergunte a um consultor da Investmentmatome.

Foto de Gene Marks cortesia do Marks Group.