Ferramentas, dicas e truques para uma redação empresarial aprimorada |

Dos muitos cursos que fiz na faculdade, escrever sobre negócios foi o mais desafiador. Os alunos cujos planos envolvem carreiras de negócios não estão interessados ​​em regras abstratas, padrões de referência, linguagem jurídica confusa e outros materiais apresentados nessas aulas. Depois de um período gasto editando e escrevendo documentos diferentes, meus colegas e eu acabamos ficando ainda mais confusos.

Escrita clara e concisa deve vir facilmente no mundo dos negócios, onde um número incontável de e-mails oficiais são enviados por dia e mensagens importantes são transmitidas. No entanto, nem todos os empresários são capazes de se comunicar efetivamente por meio de palavras escritas. Felizmente, há sempre espaço para melhorias, desde que nos comprometamos a desenvolver essa habilidade.

Esse curso de redação de negócios me ensinou muitas coisas, mas não ofereceu muitos conselhos práticos. Depois de muitos e-mails, planos e cartas comerciais, fiz algumas melhorias práticas que estou prestes a compartilhar com você.

Veja também: Como redigir um plano de negócios

Ferramentas para melhoria da redação empresarial:

Praticando A redação comercial é a melhor maneira de melhorar suas habilidades, mas você ainda precisa de algumas ferramentas que tornem o processo mais eficaz. Depois de muita tentativa e erro, encontrei essas cinco ferramentas que nunca deixam de oferecer grandes resultados:

1. Excelência em e-mail

Quando você tem um e-mail importante para escrever, mas fica olhando para a caixa de mensagens em branco, essa é a ferramenta que você precisa. O Email Excellence oferece um esboço básico para suas mensagens com explicações claras de cada elemento. E, inclusive, fornece pontos de partida.

2. NinjaEssays

Este site é a melhor solução para situações de emergência. Se você tiver um documento urgente para preparar ou simplesmente não conseguir escrever o conteúdo necessário, independentemente do prazo, os redatores profissionais do serviço de redação personalizada NinjaEssays poderão ajudar. A empresa oferece escritores e editores de todas as categorias, para que você possa obter seus documentos comerciais escritos e aperfeiçoados em pouco tempo.

3. Docstoc

Se você precisar escrever um documento importante, como um contrato de confidencialidade, um aviso de reunião ou uma revisão de desempenho do funcionário, verifique se o Docstoc oferece um formulário. Você não precisa criar esses documentos do zero quando puder obter resultados melhores e mais rápidos com um modelo.

4. Ditado de Dragão

Esta é a ferramenta perfeita para pessoas de negócios que geralmente se sentem mais confortáveis ​​falando do que escrevendo. Você pode usar o Dragon Dictation em seu smartphone, tablet ou computador. Tudo o que você precisa fazer é conversar, e a ferramenta traduzirá suas palavras para texto. Em seguida, você pode exportar o conteúdo para um documento do Word, email ou mídia social.

5. Scrivener

Se você tiver que escrever um documento longo, fazer isso no Word pode confundir ainda mais. O Scrivener permite criar o conteúdo em seções e movê-las até obter a ordem correta. Você também pode tornar seu trabalho mais fácil inserindo informações de pesquisa e anotações juntamente com os parágrafos

Veja também: Coisas que você nunca deve fazer candidatos a emprego

Uma foto postada por Bplans (@teambplans) em 19 de janeiro de 2016 às 12: 15pm PST

Dicas e truques:

Evite enfatizar palavras

A primeira palavra a ser evitada é muito . Ele descreve você como a pessoa menos criativa de todas. Existem diferentes maneiras de substituir essa palavra em quase todas as construções. Por exemplo, em vez de dizer que as ideias de negócios de alguém são “muito convencionais”, você pode usar a palavra conservadora . Em vez de descrever um candidato a emprego como alguém com “personalidade muito forte”, você pode dizer que ele é determinado, resoluto ou inflexível.

Evite o uso excessivo de preposições

Essas palavras e frases são úteis quando você quer fazer uma fluindo a transição de um parágrafo para outro, mas muitas vezes enfraquecer o texto e adicionar palavreado desnecessário. Em vez de escrever "Vamos ter uma reunião sobre sugestões para melhorias orçamentárias em 12 de fevereiro", você pode dizer "Nós teremos uma reunião orçamentária em 12 de fevereiro." A redação comercial é toda sobre eficiência.

Evite o jargão

O jargão de negócios pode ser divertido quando você fala com seus colegas de trabalho, mas faz você parecer bobo em emails e documentos. A próxima vez que você sentir vontade de escrever junte-se a uma equipe de tigre , plataforma de gravação , competência principal , mova a agulha ou pense fora da caixa , você deve encontrar uma maneira mais clara de se expressar.

É especialmente importante evitar clichês quando você está se comunicando com pessoas fora do mundo dos negócios.

Não use palavras grandes

Escritores inexperientes pensam que usar palavras grandes melhorará seu conteúdo. Uma palavra “inteligente” é determinada pelo grande número de sílabas que ela possui. Você deseja usar a palavra iniciar em vez de iniciar ou utilizar em vez de usar ? Não faça isso! É sempre melhor contar com um vocabulário simples.

Objetivo para a voz ativa

As frases passivas se concentram na coisa ou na pessoa, de modo que o leitor não consegue identificar claramente a pessoa responsável pela ação. A voz passiva muitas vezes soa indireta e verbosa, o que é completamente oposto aos princípios da escrita empresarial.

Em vez de dizer "o projeto foi apresentado por Michael", você deve ir para "Michael apresentou o projeto".

mensagens mais curtas

Caso contrário, você corre o risco de perder a atenção do destinatário. Apontar para cinco ou menos frases, o que tornaria mais fácil para o leitor ler e responder diretamente de seu smartphone. Se você tem muitas coisas importantes a dizer, tente agendar uma reunião ou videoconferência.

Não use muitos pontos de exclamação

Não há problema em enfatizar um ponto na escrita comercial, mas usar muitos pontos de exclamação reduz o impacto.

Lembre-se: nunca coloque mais de um ponto de exclamação no final de uma frase. Isso faz você parecer rude.

Evite verbosidade

Essa é a fraqueza mais comum em documentos comerciais. Você não precisa cumprir um requisito de duração - esses dias terminaram quando você se formou na faculdade. Em vez de escrever frases longas que diluam a informação, aponte para frases mais curtas que contenham mais essência em menos palavras.

Conheça seu público

Se quiser escrever um e-mail apropriado, você deve entender o que o destinatário sabe sobre o problema. você se concentra. Você precisa ajustar o vocabulário, tom e estilo da sua escrita empresarial, dependendo do público e da situação.

Leia o conteúdo em voz alta

Veja como o documento ou a mensagem soa antes de enviá-lo para um destinatário. Isso não só irá ajudá-lo a melhorar seu estilo e clareza, mas também lhe permitirá localizar erros como falta de palavras, frases repetitivas e erros de digitação.

Veja Também: Como Escrever uma Declaração de Missão em 5 Etapas Fáceis

Lembre-se: Escrever em negócios é uma habilidade importante a ser desenvolvida.

Como empresário, você sempre precisa deixar uma ótima impressão. Escrever um e-mail confuso sem estrutura e vários erros não é a melhor maneira de conseguir isso. Não importa o quão difícil pareça, a escrita de negócios vale a pena trabalhar. As dicas e ferramentas listadas acima permitirão que você se expresse por escrito com muito mais eficácia.

Você tem alguma dica adicional? Você já usou alguma dessas ferramentas para ajudá-lo a escrever seus negócios? Conte-nos nos comentários.