Quando e como terceirizar sua folha de pagamento |

Um dos aspectos mais importantes da gestão de uma empresa é gerenciar a folha de pagamento - desde o momento em que seu primeiro empregado (até você!) Começa a trabalhar, você precisa de um sistema de folha de pagamento.

Mas as pequenas empresas geralmente não dispõem dos recursos, tempo e dinheiro adequados para lidar com a folha de pagamento internamente. Você precisa gastar todo o seu tempo fazendo o que você faz melhor e manter os clientes satisfeitos. Você não tem tempo para gastar horas na folha de pagamento, e a maioria das pequenas empresas não pode pagar um especialista em folha de pagamento na equipe

Além disso, a folha de pagamento é inerentemente difícil e tediosa. Não se trata apenas de garantir que todos recebam o salário que estão esperando a tempo. Há também vários impostos do governo - federal, estadual e local - para pagar também. Os documentos devem ser arquivados no prazo e todas as suas caixas regulamentares precisam de verificação.

Todos esses cenários fazem com que as pequenas empresas terceirizem a folha de pagamento. Infelizmente, há uma clara falta de soluções de folha de pagamento focadas em pequenas empresas no mercado. Então, quais são suas opções?

As empresas tradicionais de folha de pagamento são adequadas para pequenas empresas?

A folha de pagamento é, na superfície, um espaço competitivo. A ADP é um dos maiores provedores, ao lado de empresas como Ceridian, Paychex e Intuit. Para as pequenas empresas, o problema é que essas empresas herdadas geralmente combinam as altas taxas de contratação ou de consultoria horária com tecnologia mais adequada para grandes empresas.

Juntamente com sistemas desajeitados e difíceis de usar, essa tecnologia também é cara e tem uma tonelada de taxas escondidas. Há muito níquel-e-diming após a inscrição, e a maioria dessas empresas também não é conhecida por ter um ótimo atendimento ao cliente. Eles simplesmente não estão equipados para atender às necessidades de pequenas empresas.

Por outro lado, estamos vendo o novo software de folha de pagamento entrar no mercado, feito para tornar o processo o mais intuitivo, fácil e divertido possível. para pequenas empresas.

Com isso em mente, vamos dar uma olhada na folha de pagamento em vez de fazê-lo você mesmo.

Veja também: Uma história assustadora sobre empresas e impostos sobre folha de pagamento

Como terceirizar sua folha de pagamento

Etapa 1: Determinar suas necessidades

Antes de escolher um provedor de folha de pagamento, você precisa entender o que precisa fazer. Você tem funcionários ou contratados? Como você determina a diferença? Você precisa de folha de pagamento para conectar seu software de contabilidade? Quais impostos você precisa pagar? Você paga bônus ou despesas?

Uma vez que você tenha controle sobre suas necessidades de folha de pagamento, comece a fazer sua lição de casa.

Etapa 2: Faça sua pesquisa

Começa com a decisão de qual provedor de folha de pagamento terceirizado você quer usar para sua empresa, e muito disso depende do tamanho de sua empresa.

Empresas de médio e grande porte são as mais adequadas para escolher empresas de folha de pagamento como ADP, Ceridian, Paychex ou Intuit. Esses provedores de folha de pagamento maiores têm sistemas adaptados às necessidades dos clientes corporativos, já que eles normalmente fornecem uma solução que cobre todos os aspectos de RH, benefícios e folha de pagamento.

As pequenas empresas, por outro lado, têm uma infinidade de escolhas quando se trata de terceirizar sua folha de pagamento

• Contador / Contador
• Empresas locais de folha de pagamento
• Empresas SaaS de folha de pagamento on-line - por exemplo Wagepoint, Wave, ZenPayroll e assim por diante.
• Empresas maiores como as mencionadas acima

Há prós e contras em cada uma dessas opções, mas tudo se resume ao tipo de solução certa para o seu negócio.

As soluções de folha de pagamento oferecidas por empresas maiores podem não ser adequadas às suas necessidades como uma pequena empresa. Usar um contador para gerenciar sua folha de pagamento é uma boa opção, porque você tem uma pessoa que fica de olho em todas as suas remessas e relatórios, mas os custos podem aumentar se o seu contador estiver cobrando você por cada item de linha separadamente.

As empresas de SaaS fornecem uma solução interessante, porque você geralmente paga em um modelo de assinatura, geralmente pelo que usa, e pode economizar muito em tempo e dinheiro.

Agora que você tem uma melhor compreensão do que está lá fora em termos de opções, você deve começar por listar as empresas. Depois de ter essa lista, que deve vir com vantagens, desvantagens e preços, entre em contato e faça contato

Veja também: Como terceirizar efetivamente ao executar uma pequena empresa

Etapa 3: Fazer uma conexão

Ter qualquer empresa externa cuidando da folha de pagamento é como mandar seu terno ou vestido mais bonito para ser lavado a seco. Você precisa ter certeza de que este item voltará inteiro, manuseado com cuidado.

Faça perguntas. Tenha uma noção de se uma empresa é uma boa opção para você. Eles são pessoas legais para fazer negócios? Essa é a pergunta que todos fazem, realmente, com qualquer provedor de serviços. Você estará lidando com essas pessoas todos os meses, por isso ajuda se você se dar bem.

A terceirização da resposta é

Realmente a pergunta deveria ser, terceirizar a folha de pagamento é adequada para você? você decide. A menos que você tenha um funcionário ou consultor de folha de pagamento dedicado, ou simplesmente goste de fazer folha de pagamento, pode ser uma dor de cabeça grande e cara, o que se feito de errado pode resultar em multas, impostos e outros custos do IRS. Você está à vontade para terceirizar essa função e pode encontrar uma empresa com a qual deseja trabalhar, e essa pode ser a maneira mais fácil de aliviar esse fardo. O conforto em saber o governo está recebendo seus impostos e seus funcionários estão recebendo seus contracheques em tempo inestimável.

Você usa um dos serviços mencionados acima para lidar com sua folha de pagamento? Tem outra sugestão para companheiros? Compartilhe conosco nos comentários abaixo.