Gerenciamento de risco para organizações sem fins lucrativos: 10 maneiras de reduzir a fraude

Organizações sem fins lucrativos podem ter seus corações no lugar certo, mas, como qualquer organização que realiza transações monetárias, o risco de fraude está sempre presente. Kelly e Owns, LLC estimaram US $ 84 bilhões em fraude doméstica em 2008, sendo a causa mais comumente citada a falta de controles internos. De igrejas a instituições de caridade, as organizações sem fins lucrativos devem tomar as devidas precauções para se protegerem contra indivíduos corruptos e manobras mentirosas. Apresentamos 10 técnicas para reduzir o risco de atividade fraudulenta entre organizações sem fins lucrativos. Embora este artigo forneça uma introdução sólida à mitigação de fraudes, recomendamos que você invista um bom tempo pesquisando essa faceta crucial do setor sem fins lucrativos.

1. Liderar pelo exemplo

Uma das técnicas mais simples que a gerência pode empregar é esclarecer os princípios éticos da organização. Isso pode ser feito de duas maneiras: direta e indiretamente. Dirija-se diretamente ao problema incorporando a mitigação de fraudes ao treinamento dos funcionários. Deixe claro que tal comportamento será monitorado de perto, perpetradores processados ​​em toda a extensão da lei. Reforçar indiretamente esta mensagem através do exemplo gerencial. Os líderes da organização devem demonstrar consistentemente honestidade e vigilância para detectar e disciplinar comportamentos inaceitáveis. Não transforme sua organização em um regime paranóico e acusatório, mas permita que funcionários e voluntários saibam, com firmeza e gentileza, que estão sendo observados.

2. Divide e conquiste

Há segurança nos números. Embora esse ditado normalmente sugira proteção contra forças externas hostis, ele é igualmente aplicável na detecção de ameaças internas. Essa é uma diretriz geral essencial a ser lembrada à medida que você configura verificações em todos os níveis da organização. Divida as tarefas de tal maneira que o dinheiro deve ser manuseado e monitorado por vários indivíduos. Uma única pessoa agindo sozinha é menos propensa a tentar fraudes quando outras pessoas estão envolvidas em uma transação. Por exemplo, após um evento de arrecadação de fundos, seria uma prática inadequada designar uma única pessoa para contar, registrar e depositar doações em dinheiro.

3. Fortifique sua conta bancária

O dinheiro no banco pode não ser tão seguro quanto deveria. Limite severamente o acesso a fundos, tomando algumas precauções simples. Primeiro, não use um cartão de débito. As proteções de débito são limitadas e a falta de dinheiro pode ser difícil de recuperar. Em segundo lugar, configure sua conta para proibir saques em dinheiro. O dinheiro é uma substância escorregadia. Retiradas devem vir na forma de um cheque feito ao contador. Isso adiciona uma etapa adicional, facilitando o rastreamento e o controle das retiradas.

4. Contabilidade meticulosa

Toda organização precisa de um sistema de contabilidade cuidadosamente documentado. Esta é talvez a maneira mais fácil de detectar atividades suspeitas. Configurar um sistema eficaz significa simplesmente registrar tudo. Padronize um meio de anotar cada transação monetária, não importa quão pequena. Registre quem faz o que e quando. No exemplo de doações para arrecadação de fundos, acompanhe quem recebe o dinheiro, quem conta o dinheiro, quem ré conta o dinheiro, quem deposita o dinheiro e assim por diante. Configure trilhas de papel claras fáceis de seguir de volta à fonte. Dependendo da escala da sua operação, pode não ser uma má ideia contratar um especialista em contabilidade sem fins lucrativos.

5. Usando um cartão de crédito

Sua organização provavelmente se beneficiará do uso de um cartão de crédito empresarial. Dinheiro e cheques nem sempre são práticos e, como mencionamos anteriormente, os cartões de débito não são uma boa ideia. O crédito tem melhores proteções e não drenará seus fundos em caso de fraude. A chave na utilização de um cartão de crédito é manter os recibos. Para cada compra, certifique-se de adquirir, documentar e arquivar um recibo. No final de cada período de faturamento, verifique os recibos e verifique se o total de cobranças é igual ao valor em seu extrato.

6. Triagem de funcionários

Montar uma equipe confiável é óbvio. Isso envolverá a realização de verificações de antecedentes em contratações em potencial. Descubra se o candidato tem um histórico de má conduta. Fazer isso pode poupar um mundo de problemas. Além disso, solicite referências e realmente entre em contato com eles. Se algumas fontes confiáveis ​​puderem garantir o candidato, isso é um ótimo começo. Use o tempo de entrevista para resolver problemas de fraude. Você pode obter uma leitura do personagem do candidato por meio de uma conversa simples. Caminhe por cenários hipotéticos relacionados a fraudes. Isso informará você sobre o processo de raciocínio do candidato e enviará a mensagem de que sua organização leva esses assuntos a sério.

7. Definir um orçamento

Você não pode ficar muito mais básico do que isso. Definir um orçamento e cumpri-lo. Esta é uma maneira de saber onde seu dinheiro irá antes que ele realmente vá para lá. Criando expectativas, você pode ver onde seu dinheiro deve ir e compará-lo com a realidade da situação. Orçamento ajudará a evitar gastos excessivos. Você saberá quanto dinheiro deve ser dedicado a cada categoria e será capaz de reconhecer melhor as discrepâncias. É provável que você precise ajustar seu orçamento à medida que o tempo passa. Isso é bom. Mas, independentemente da previsibilidade de ativos futuros, sempre prossiga com um orçamento baseado em suas melhores estimativas.

8. Auditorias

Auditorias surpresa periódicas ajudarão a verificar as finanças da organização. Embora não seja realizada com o único propósito de detectar fraudes, as auditorias são fundamentais para analisar o fluxo de dinheiro.Nem todas as organizações poderão pagar por uma auditoria. Se esse for o caso, empregue uma parte externa alternativa para revisar as informações contábeis e o histórico de transações. Uma parte externa pode atuar como um segundo grupo de olhos muito necessário e ajudar a detectar descuidos. Além de realmente detectar fraudes, essas revisões funcionam como medidas preventivas, permitindo que os funcionários saibam que a organização está vigiando ativamente os erros.

9. Assinaturas em cheques

A exigência de duas assinaturas em cheques gravadas no nome da organização garante que pelo menos duas pessoas tenham analisado e aprovado a transação. Mais uma vez, isso remete a dividir o trabalho e aumentar o número de pessoas necessárias para concluir uma transação. Se uma pessoa tem permissão para escrever cheques sem supervisão, a porta para fraudes está aberta. Verificações em branco também devem ser evitadas sempre que possível.

10. Dinheiro em caixa

A redução da fraude ocorre em todos os níveis das finanças da organização sem fins lucrativos. A maioria das organizações mantém um suprimento de dinheiro pequeno para transações pequenas, muitas vezes imprevisíveis. Não cometa o erro de perder a noção de quanto dinheiro é gasto. Sim, geralmente é destinado a miscelânea, mas, como se apresenta na forma de notas de dólar, é fácil abusar de um caixa pequeno. Segure os recibos e mantenha um registro rigoroso das despesas. O controle cuidadoso de pequenas transações dissuadirá a fraude em níveis mais altos e prejudiciais.