5 Etapas simples para uma melhor gestão |

Este artigo foi originalmente publicado no SBA.gov. Foi republicado aqui com permissão.

Boas notícias: Aqui está um processo simples, com cinco etapas fáceis, que ajudarão a melhorar seus negócios. É fácil de fazer e, se você não estiver fazendo algo como isso, essa simples adição ao seu processo oferecerá uma melhoria substancial nos negócios.

Etapa 1: Visualize sua história principal

Dê um passo para trás na empresa e visualize a história principal do negócio. Imagine o cliente ideal, o que ele quer da sua empresa, como ele o encontra e como as qualidades exclusivas da sua empresa correspondem ao que essa pessoa específica deseja.

Não dificulte isso e não se preocupe com os detalhes. Você nem precisa anotá-la, embora escrever alguns pontos-chave pode ser realmente valioso para lembrar a si mesmo e aos outros sobre a estratégia.

Faça isso estratégico. A estratégia de negócios real tem três elementos misturados: identidade, mercado-alvo e oferta de negócios. Sua identidade é única em seu negócio, e seu mercado-alvo e oferta de negócios devem ser estrategicamente definidos. Estratégia é sobre foco, então também se concentre em quem não está em seu mercado e o que você não faz. Quem não está no seu mercado é tão importante quanto quem é, e o que você não está fazendo é tão importante quanto o que você está fazendo. Por exemplo, se o seu restaurante tiver uma experiência gastronômica tranquila e agradável, não ofereça comida para viagem ou viagem de carro, e não deixe que as crianças comam de graça.

Etapa 2: Identifique suas principais suposições

Não torne isso difícil também. Dê um passo para trás do negócio por um momento e pense nas suposições que você faz o tempo todo. Você está assumindo uma economia saudável, por exemplo, ou um forte crescimento regional ou um bom clima para o cultivo de limões? Liste estas suposições-chave. Não entre em muitos detalhes, pois você encontrará retornos decrescentes. O que você deseja é uma boa lista para ajudar na revisão e revisão regular (consulte a etapa 5 abaixo).

Etapa 3: defina seus marcos e métricas de desempenho

Os marcos têm a ver com datas, prazos e responsabilidades específicas da tarefa. Você deve anotá-las para si mesmo e, se tiver uma equipe, para os membros de sua equipe. Você não consegue realmente prestar contas no negócio sem escrever e concordar com o que deve acontecer, quando isso acontecerá e quem deve fazê-lo.

Mesmo que você esteja administrando seu próprio negócio sozinho, você ainda precisa listar os marcos para poder acompanhar o progresso mais tarde. Eu aprendi da maneira mais difícil sobre isso, tanto na minha consultoria de uma pessoa que eu corri por 14 anos, e para o negócio de produtos de 50 pessoas tornou-se. Se não escrevemos nossas intenções, mentimos para nós mesmos mais tarde sobre o que pensávamos que íamos fazer. Espero que seja apenas eu e não você, mas duvido.

Métricas de desempenho adicionam backbone e responsabilidade. Alguns são sobre o desempenho básico dos negócios, incluindo vendas, custos diretos e despesas. No entanto, é importante ir além das métricas básicas. Por exemplo, acompanhamento de leads, visitantes do website, tráfego, refeições servidas, treinamentos, viagens, taxas de conversão, pedidos, apresentações, chamadas recebidas, minutos por chamada e assim por diante. Essas principais métricas de desempenho ajudam você a manter-se no controle da sua empresa.

Etapa 4: Gerencie o dinheiro de sua empresa

Os lucros, por si só, não garantem dinheiro. Por exemplo, você pode ser lucrativo, mas tem muito dinheiro preso em contas a receber ou estoque, então você acaba sem dinheiro suficiente para fazer a folha de pagamento ou cobrir as despesas necessárias. Para administrar o caixa, é necessário projetar vendas, custos diretos, despesas, gastos extras (para amortização de empréstimos, compra de ativos e similares) e renda extra (de empréstimos, novos investimentos, venda de ativos e assim por diante).

Também neste, não tente prever o futuro. Em vez disso, tente definir como as vendas, os custos e as despesas se relacionam uns com os outros. Assim, quando as vendas forem diferentes das expectativas, você terá facilidade para identificar as alterações relacionadas que você precisa esperar. Pense no que impulsiona as vendas, como preços, despesas de marketing, tráfego, conversões, leads, pipelines e assim por diante. E não entre em muitos detalhes, pois, com as suposições acima, você terá retornos decrescentes se o fizer. Por exemplo, um restaurante não deve se preocupar em projetar vendas para cada item de menu, mas deve resumir e agregar para jantares, almoços, bebidas e outros. Da mesma forma, uma livraria não precisa projetar vendas por título, autor ou assunto, mas sim capa dura, capa mole, revistas e outros. Mantenha suas categorias gerenciáveis.

Etapa 5: Rever, revisar, repetir

Defina um dia específico do mês, como a cada terceira quinta-feira, para revisar os resultados e revisar conforme necessário. Se você estiver trabalhando com outras pessoas, certifique-se de que elas saibam sobre essa reunião mensal regular e só a percam por boas razões comerciais.

Inicie sua reunião de revisão com sua lista de suposições. Identifique se as premissas mudaram e como, e o que isso significa para o seu negócio

Inclua uma revisão dos marcos do último mês, incluindo se os marcos esperados foram ou não atingidos. Em seguida, analise os marcos para o próximo mês, revise as expectativas e compare os marcos com as suposições subjacentes.

Por fim, analise as métricas de desempenho. Acompanhe e gerencie a diferença entre o desempenho real e as expectativas estabelecidas.

E agora, eis que, você tem um plano de negócios

Eu não usei as palavras “plano de negócios” no título ou no primeiro parágrafo, porque eu não queria que você se distraísse com o mito do documento formal do plano de negócios. Muitos donos de empresas leem as palavras “plano de negócios” e descartam a ideia, pensando em alguma descrição difícil que remete a um trabalho de conclusão, que não precisam a menos que estejam solicitando crédito comercial, buscando investimento ou lidando com questões como vendendo o negócio ou administrando um acordo de divórcio

O plano de negócios real, no entanto, é tão simples quanto essas cinco etapas. Se você mantiver esse plano de negócios atualizado e atualizado, ele otimizará o gerenciamento de sua empresa. Finalmente, quando você precisa de um plano formal, você pode pegar este verdadeiro plano de negócios e vesti-lo com mais descrições e explicações para pessoas de fora e imprimi-lo como um documento formal de plano de negócios.