5 Maneiras de facilitar o agendamento de funcionários

A programação de funcionários é uma preocupação importante para todos os gerentes de negócios. Os gerentes podem sentir a pressão aumentando quando não há um processo de programação eficaz. Da mesma forma, prejudica o moral dos funcionários quando eles não têm um cronograma que atenda às suas habilidades e necessidades. Para piorar a situação, muitas vezes a pessoa encarregada do agendamento da equipe está lidando com pilhas de horários, programações, calendários de disponibilidade e solicitações de funcionários que devem ser gerenciadas manualmente ou em uma planilha grande. Alguns agendadores dedicam dias inteiros ou mesmo semanas para desenvolver, publicar e editar agendas de funcionários!

Existem dezenas de problemas relacionados ao agendamento que precisam da atenção de gerentes e funcionários. Um cronograma bem gerenciado mantém a organização em movimento e resolve muitas situações complexas. Vamos dar uma olhada em cinco maneiras de tornar o processo mais fácil.

1. Conheça sua equipe

A primeira etapa para o agendamento eficiente de funcionários é criar uma lista de funcionários que estão trabalhando atualmente para sua empresa ou departamento. Juntamente com seus nomes e funções, você também deve manter as informações de contato à mão, bem como quaisquer habilidades e certificações relevantes. Informações adicionais podem incluir se elas são meio expediente ou período integral, bem como restrições de horas extras.

2. Crie um processo para disponibilidade da equipe

Ofereça aos funcionários a oportunidade de comunicar suas horas de trabalho preferidas. Dar à equipe a opção de expressar suas preferências oferece aos gerentes uma maneira de promover um ambiente colaborativo. Além disso, conhecer as preferências dos funcionários pode permitir que você coloque a equipe em um turno de trabalho disponível que seja conveniente para ambas as partes. A disponibilidade pode ser mantida em um formato de calendário ou como um formulário. Os funcionários devem poder escolher mais de um turno preferencial. Eles também devem estar cientes de que às vezes podem ter que trabalhar com outros turnos para cobrir todos os horários comerciais abertos.

3. Torne o agendamento facilmente acessível

Depois de criar o agendamento, certifique-se de que é fácil para os membros da equipe visualizá-lo e acessá-lo. Muitas vezes, os membros da equipe podem esquecer de olhar para o cronograma, se não estiver em um local facilmente visível. Além disso, é fácil para os membros da equipe perder ou perder cópias em papel de suas agendas individuais. Se a equipe não tiver acesso fácil ao cronograma, ela geralmente chegará atrasada ao trabalho (se aparecer).

4. Planejar o pior

Ao criar o cronograma de trabalho, lembre-se do fator de emergência. Um cronograma bem projetado inclui um plano B, para que o gerente não precise entrar em pânico se algum funcionário não aparecer ou tiver que sair para uma emergência. Ter um gráfico de disponibilidade bem organizado ajudará aqui também. Os gerentes também devem ter regras claramente definidas sobre trocas e ausências.

5. Agende a pessoa certa para o trabalho

Use sua lista de funcionários para garantir que você esteja agendando os funcionários de acordo com seus talentos e habilidades. Às vezes, especialmente em ambientes com escassez de pessoal, os gerentes são forçados a preencher os turnos mesmo com funcionários que não se adaptam melhor aos empregos. Isso pode fazer o trabalho; no entanto, sua empresa se beneficiará enormemente de processos que são aperfeiçoados versus apenas concluídos. O agendamento constante de membros da equipe em cargos que não atendem às suas preferências ou habilidades também pode ter um efeito negativo sobre o moral dos funcionários.

Para facilitar o agendamento de funcionários, você pode considerar a substituição do processo de gerenciamento manual por uma solução de software. O software de agendamento eficaz oferecerá gerenciamento de conflitos para produzir agendamentos livres de erros e fornecer a flexibilidade para lidar com suas necessidades específicas. No entanto, você faz o seu agendamento, cobrindo todos os seus turnos com a pessoa certa, enquanto torna o processo mais eficiente e menos estressante deve ser o seu objetivo final.

Imagem de calendário cortesia da Shutterstock