Deduções fiscais em escritórios domésticos para pequenas empresas

Proprietários de pequenas empresas, empreendedores e funcionários que trabalham em casa podem economizar muito dinheiro com seus impostos, ao dedicarem-se a deduções de escritório em casa, desde que atendam aos requisitos da Receita Federal e mantenham bons registros.

Se você usar parte de sua casa regularmente e exclusivamente para atividades relacionadas a negócios, a Receita Federal permitirá que você cancele aluguel associado, serviços públicos, impostos sobre imóveis, reparos, manutenção e outras despesas relacionadas.

Veja o que as pequenas empresas devem saber sobre a dedução do escritório doméstico.

Como determinar a elegibilidade

Como determinar sua dedução

Método simplificado versus dedução de despesas reais

Coisas a observar.

Como determinar a elegibilidade

Você pode reivindicar a dedução independentemente de ser proprietário ou locatário, e pode usar a dedução para qualquer tipo de casa em que residir: uma residência unifamiliar, um apartamento, um condomínio ou uma casa flutuante. Você não pode usá-lo para um hotel ou outro alojamento temporário.

As regras de dedução de escritório em casa também se aplicam a estruturas autônomas. Você pode usar um estúdio, garagem ou celeiro como seu escritório doméstico, desde que a estrutura atenda aos requisitos de “uso exclusivo e regular”.

Aqui estão as condições que você precisa conhecer:

Uso regular e exclusivo: O espaço que você está usando para negócios deve ser usado exclusivamente para conduzir negócios. Por exemplo, usar um quarto de hóspedes como seu escritório e uma sala de jogos para seus filhos o torna inelegível.

"Um quarto extra funciona, desde que você não o use para os hóspedes, mesmo que apenas alguns dias por ano", diz Johanna Fox Turner, contadora e planejadora financeira certificada em Mayfield, Kentucky.

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Local principal de negócios: Embora o seu escritório em casa não precise ser o único lugar onde você atende seus clientes ou clientes, ele deve ser o seu principal local de negócios. Isso significa que você usa o espaço com exclusividade e regularidade para atividades administrativas ou de gerenciamento, como faturar clientes, marcar consultas e manter livros e registros, de acordo com a Receita Federal.

Existem duas exceções à regra de exclusividade. Se você fornecer serviços de creche para crianças, idosos (65 anos ou mais) ou pessoas com deficiência nessa parte da casa, você ainda poderá reivindicar deduções comerciais, desde que tenha uma licença, certificação ou aprovação como creche no estado lei, de acordo com o IRS.

A outra exceção é se você usar o escritório para armazenamento de inventário ou amostras de produtos vendidos em sua empresa.

Se for elegível, você pode deduzir despesas de negócios em casa usando um Formulário 8829, e a quantia é então informada em um Formulário 1040.

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Como determinar sua dedução

Você pode determinar o valor da sua dedução da maneira mais fácil ou mais difícil.

Com a opção simplificada, você não deduz as despesas reais. Em vez disso, a metragem quadrada do seu espaço é multiplicada por uma taxa prescrita. A taxa é de US $ 5 por metro quadrado para até 300 pés quadrados de espaço. Se o seu escritório em casa tiver mais de 300 pés quadrados, você não poderá usar o método simplificado.

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O método regular e mais difícil valoriza o seu escritório em casa, medindo as despesas reais em relação às despesas gerais de residência. Você pode deduzir juros de hipotecas, impostos, manutenção e reparos, seguros, serviços públicos e outras despesas.

O IRS introduziu a opção simplificada a partir do ano fiscal de 2013, porque o método regular exige uma manutenção de registros precisa que pode ser onerosa para alguns proprietários e empreendedores de pequenas empresas.

Você pode usar o Formulário 8829 para descobrir as despesas que você pode deduzir e arquivar somente com o Agendamento C (Formulário 1040).

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Versão simplificada vs. dedução de despesas reais

A escolha de usar a dedução simplificada, se você é elegível para ela, ou deduzir as despesas reais, depende principalmente de qual seria a dedução fiscal maior.

Se você usar o método de despesas reais, poderá deduzir despesas diretas - como pintura ou reparos apenas no escritório doméstico - por inteiro. Despesas indiretas - juros hipotecários, seguros, utilidades domésticas, impostos imobiliários, reparos domésticos gerais - são dedutíveis com base na porcentagem de sua casa usada para negócios.

Exemplo: digamos que você pagou US $ 3.000 em juros hipotecários, US $ 1.000 em prêmios de seguros e US $ 3.000 em serviços públicos (todas as despesas indiretas) mais US $ 500 em uma pintura de escritório residencial (despesas diretas) no ano fiscal de 2016. Seu escritório em casa ocupa uma área de 300 pés quadrados em uma casa de 2.000 pés quadrados, para que você possa deduzir despesas indiretas em 15% de sua casa.

Você seria elegível para reivindicar uma dedução de $ 1.050 em despesas indiretas ($ 7.000 em despesas, multiplicado pelos 15% do espaço usado na casa), mais $ 500 pela despesa direta de pintar o escritório em casa, para uma dedução total de $ 1.550.

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Se o seu escritório em casa tiver 300 pés quadrados ou menos e você optar por deduções simplificadas, o IRS lhe dará uma dedução de US $ 5 por pé quadrado de sua casa usada para negócios, até um máximo de US $ 1.500 por um quadrado de 300 espaço de pé.

Nesse caso, usar o método simplificado poderia fazer mais sentido, já que você só receberia $ 50 em deduções documentando as despesas reais. Você também deve considerar o tempo que levará para coletar recibos e registros.

Entre os clientes de Turner, “a regra geral é que eles provavelmente não devem se preocupar com os detalhes se tiverem um pequeno escritório em casa” de 100 pés quadrados ou menos, diz ela.

O método simplificado funciona bem para escritórios de um único cômodo e pequenas operações, enquanto o método de despesas reais funciona melhor se o negócio compõe uma grande parte da casa, diz Tim Gagnon, contador público e diretor do mestrado on-line de ciências da Universidade Northeastern. no programa de tributação.

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Coisas a observar

Se você planeja deduzir as despesas reais, mantenha registros detalhados de todas as despesas comerciais que você acredita que deduzirá, como recibos de compras de equipamentos, contas de energia elétrica, contas de serviços públicos e reparos. Se você já foi auditado pela Receita Federal, estará preparado para fazer backup de suas reivindicações.

Mas não deixe que o receio de uma auditoria o impeça de tomar a dedução do escritório doméstico, diz Turner, que observa que, em 35 anos de atividade, ela só fez um cliente passar por uma auditoria.

Se você é proprietário de uma casa e toma a dedução do escritório doméstico usando o método de despesas reais, ela pode anular sua capacidade de evitar o imposto sobre ganhos de capital ao vender sua residência principal, diz Craig Smalley, contador e consultor financeiro.

As pessoas que vendem sua residência principal depois de terem vivido por pelo menos dois dos cinco anos antes da venda geralmente não têm que pagar impostos de até US $ 250.000 em lucro na venda, ou US $ 500.000 se forem registradas em conjunto, de acordo com a Receita Federal. Publicação 523.

Se você usa o método de despesas reais, é necessário depreciar o valor da sua casa. Depreciação refere-se a uma dedução do imposto de renda que permite aos contribuintes recuperar os custos da propriedade, devido ao desgaste, deterioração ou obsolescência da propriedade, de acordo com o IRS. A depreciação que você precisa ter nas deduções de escritório doméstico está sujeita ao imposto sobre ganhos de capital quando você vende sua casa, diz Smalley.

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Por exemplo, se você possui sua casa, usa 20% dela como escritório doméstico e deduz a depreciação, 20% do seu lucro na venda da casa está sujeito a imposto sobre ganhos de capital, diz Smalley. No entanto, se você usar o método simplificado, a depreciação não será um fator e você não estará sujeito ao imposto, diz ele.

As regras sobre deduções fiscais para um escritório em casa podem ser difíceis de digerir. Consulte um consultor fiscal ou use o software fiscal on-line adequado se você não tiver certeza sobre como proceder.

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Steve Nicastro é um escritor da equipe da Investmentmatome, um site de finanças pessoais. Email: [email protected]. Twitter: @StevenNicastro.

Atualizado em 25 de julho de 2017.