Por que ignorar o fluxo de caixa pode matar sua pequena empresa

As empresas enfrentam muitos obstáculos, especialmente quando estão apenas começando, e o fluxo de caixa está próximo do topo da lista. Mesmo para empresas lucrativas, pode ser um desafio garantir que mais dinheiro chegue a cada mês do que sai. Inventário, contas a receber, contratos de fornecedores e folha de pagamento devem ser gerenciados com eficiência para que as empresas não percam o investimento e o crescimento necessários devido à falta de capital de giro.

Pedimos a Jeremy Office, consultor de fortunas de empreendedores da Delray Beach, na Flórida, e membro do nosso site Ask a Advisor network, sobre maneiras pelas quais os proprietários de empresas podem controlar seu fluxo de caixa e expandir seus negócios.

Por que gerenciar o fluxo de caixa é importante para as pequenas empresas?

Gerir o fluxo de caixa é o fator determinante para o sucesso de uma empresa. Estatísticas mostram que 50% das empresas falham. Em muitos casos, estas são empresas lucrativas, mas fecham suas portas devido à má gestão do fluxo de caixa. Embora as principais preocupações sejam óbvias, como o cumprimento da folha de pagamento ou o pagamento de um fornecedor, os efeitos de ondulação e composição do gerenciamento de fluxo de caixa consistentemente ruim podem ser realmente prejudiciais.

Aqui está um cenário muito comum: a limpeza a seco de Bob é um negócio lucrativo, então Bob decide fazer um pagamento adiantado em uma nova peça de equipamento. Ele não presta atenção ao fluxo de caixa, no entanto, e o dinheiro que ele gastou no equipamento era necessário para a folha de pagamento naquela semana. Ele não tem dinheiro e não cumpre a folha de pagamento (essa não foi a primeira vez), então seu motorista de coleta / entrega desiste. Bob está em pânico e muda seu foco para a coleta / entrega para preencher o vazio, enquanto tenta encontrar um novo motorista. Bob não tem tempo para ligar para outras contas para receber recebíveis em tempo hábil, portanto, mais alguns pagamentos estão atrasados.

Enquanto isso, o maior cliente de Bob está insatisfeito porque suas entregas estão atrasadas e ele decide encontrar um fornecedor diferente. O próximo ciclo de folha de pagamento chega e agora é duas vezes maior. Ao mesmo tempo, o aluguel também é devido, e Bob tem um novo pagamento devido na compra do equipamento que ele fez. Bob não consegue fazer dois ciclos sem pagar os funcionários, então agora o tempo de Bob é gasto com o pagamento de pagamentos atrasados ​​ao proprietário e fornecedor do equipamento e garantindo que ele pagará o mais rápido possível.

Bob está freneticamente tentando entender quem lhe deve dinheiro e chamando-o para receber o pagamento. Ele não tem tempo para se concentrar em obter novas contas, então suas vendas começam a cair. Bob começa a perder clientes porque o motorista de entrega que ele contratou por desespero não teve o treinamento adequado e mistura as roupas de todo mundo. Antes que Bob saiba, ele é consumido por seus negócios e não sabe o que focar. Seu negócio, que já foi lucrativo, está prestes a fechar as portas porque ele não tem mais receita para suportar sua queima mensal.

Uma pequena empresa que precisa implementar uma nova estratégia - por exemplo, aumentar o estoque para as férias, contratar novos funcionários, implementar novas tecnologias ou comprar novos equipamentos - pode fazê-lo mais rápido e ter convicção em sua decisão se entender as repercussões e os planos o impacto do fluxo de caixa. Crunches em dinheiro são inevitáveis ​​para uma pequena empresa, mas é muito mais fácil de superar quando a empresa antecipa e tem tempo suficiente para encontrar uma solução.

" MAIS: Como obter capital de giro para pequenas empresas

O que os proprietários de pequenas empresas devem ter em mente para calcular com mais precisão o fluxo de caixa?

Eles devem manter o foco nos dados reais, e não nos dados hipotéticos. Proprietários de pequenas empresas geralmente tomam decisões com base na expectativa de receber dinheiro no futuro e, quando isso não acontece, isso pode colocá-los em uma crise de liquidez. Isso não quer dizer que você não deve contabilizar os recebimentos futuros (pois isso é importante na modelagem do fluxo de caixa), mas você deve ser realista quanto a quando esses recebimentos serão recebidos. Se uma fatura devida a você vencer em 30 dias, mas o cliente sempre tiver pago 15 dias de atraso, você deve contabilizar o atraso adicional ao projetar o fluxo de caixa.

É importante que os proprietários de pequenas empresas monitorem continuamente seu processo de fluxo de caixa para garantir que suas expectativas estejam alinhadas com o que realmente acontece. Isso ajudará a construir convicção e confiança no processo.

Quais são algumas ferramentas simples que as pequenas empresas podem usar para rastrear seu fluxo de caixa?

As ferramentas para gerenciar o fluxo de caixa são abundantes e variam de acordo com as informações necessárias, o conhecimento técnico necessário e o nível de automação. Vários sites dedicados a pequenas empresas, juntamente com aplicativos de negócios bem conhecidos, como o Microsoft Office e o Google Docs, criaram modelos padronizados que podem ser baixados gratuitamente. Nos últimos anos, tem havido várias plataformas de software e aplicativos que surgiram para ajudar a gerenciar o fluxo de caixa. Uma simples pesquisa no Google gerará uma infinidade de plataformas, incluindo Pulse, Float e Up Your Cash Flow. E muitos dos principais programas de contabilidade começaram a incorporar ferramentas de gerenciamento de fluxo de caixa (por exemplo, o relatório de previsão de fluxo de caixa da QuickBooks).

Cada opção tem suas próprias forças e fraquezas, e uma pequena empresa deve basear sua decisão na ferramenta que considera mais eficiente. Uma ferramenta só é benéfica se as informações fornecidas levarem a resultados acionáveis, portanto, se uma pequena empresa descobrir que uma ferramenta é muito complexa ou não for capaz de extrair informações úteis, o proprietário deve procurar outra solução.

Em geral, é uma boa ideia contratar um consultor independente para estabelecer a estrutura e ensinar o proprietário da empresa a utilizar o fluxo de caixa. Isso fornece um recurso para fazer perguntas e leva a um entendimento mais profundo.

Jeremy Office é um consultor de riqueza para empresários e diretor da Maclendon Wealth Management, com sede em Delray Beach, Flórida.