Uma maneira surpreendente de evitar uma auditoria

No caso de muitas pequenas empresas, os proprietários geralmente não recebem salário, mas incorrem em despesas. Eu participo de muitas reuniões e eventos para fazer com o meu negócio e posso cobrar a minha milhagem. Meu contador leva em conta o total de milhas no final do ano e qualquer GST / HST devido é adicionado ao próximo período de relatório de GST / HST. Esta é uma prática padrão para muitas pequenas empresas.

É uma prática padrão até o telefone tocar e tudo mudar.

Quando o telefone tocou no meio do ano passado, vi que a Receita do Canadá estava ligando. Pensamentos iniciais - "o que eu não fiz agora?" Essa não foi minha primeira auditoria. Eu fui auditado pela mesma pessoa duas vezes antes. Infelizmente, não foi a mesma pessoa que ligou pela terceira vez.

A pessoa do outro lado se apresentou e me avisou que minha conta tinha sido selecionada para uma revisão GST / HST. Uau, aposto que você queria ter essa sorte! Eu não estava preocupado como eu tinha passado antes. Eu não deveria receber pontos de bônus por isso acontecer de novo?

O auditor era novo e estava seguindo o livro. Todo mundo quer impressionar alguém, certo? Ela estava perguntando sobre coisas que eu já havia fornecido. Quando perguntada se ela tinha olhado para a história da minha empresa, ela me disse que não, ela não tinha. Claro, quem quer discutir com a Receita do Canadá? Pontuação 1 para a Receita do Canadá, 0 para soluções de lançamento comercial

Foi solicitado que eu fornecesse as seguintes informações à Receita do Canadá em 14 dias:

• Uma lista detalhada dos créditos fiscais recebidos referentes ao período, incluindo data, fornecedor, descrição, quantidade de fatura e quantia de GST / HST paga
• Cópias das 5 maiores faturas da lista detalhada de ITCs para o período
• Uma descrição detalhada de minha atividade comercial
• Comprovante de atividade promocional de negócios fora da cidade
• Um plano de negócios incluindo vendas projetadas; e
• Um registro de veículo a motor

A informação foi enviada dentro de 14 dias. Eu acho que eles realmente gostaram de mim como eles solicitaram mais informações um mês depois, sem uma explicação do porquê. Dessa vez, eles queriam cópias das cinco maiores faturas dos períodos de relatório anteriores. Mais uma vez, 14 dias para entregar.

Você pode achar que não é grande coisa pegar as cinco maiores faturas e enviá-las. Não é, desde que as faturas não tenham sido colocadas no seu cartão de crédito. Eu uso meu cartão de crédito para a maioria das compras, pois me dá tempo extra para pagar o que eu comprei. A fatura do seu cartão de crédito é considerada uma fatura, o que é, mas a Receita do Canadá precisa de uma cópia de cada compra incluída na declaração, com o imposto mostrado separadamente. Então você passa para as quatro faturas restantes para cada mês.

Então você pergunta, qual é o problema? O tempo é o grande problema. O tempo é a única coisa que as pequenas empresas não têm. Nós somos esticados ao limite como é. Procurar as informações, digitalizar ou fotocopiar as faturas e reunir um pacote para enviar para a Revenue Canada leva tempo. A carta da Receita do Canadá lembra que você tem 14 dias para enviar as informações para as ITCs que você reivindicou. O não fornecimento das informações solicitadas pode resultar na redução das ITCs reivindicadas para o NIL. O que a carta não diz e você pode apenas supor, é que se você não responder, você estará mais do que provável em seu radar no futuro previsível.

Informação enviada - agora, por favor, deixe-me voltar ao trabalho. Não! Outra ligação solicitando mais informações - forneça as cinco maiores faturas para os períodos de relatório anteriores. Neste momento eu estava pronto para começar a gritar - mas, claro, você não pode fazer isso.

Finalmente, recebi uma Declaração de Ajustes de Auditoria. Lembre-se de que o motivo da auditoria foi devido à milhagem. Eles relutantemente permitiram a milhagem, mas aconselharam que eu não a pegasse novamente. Algumas discrepâncias não foram permitidas e não valem a pena discutir. Mas, um valeu a pena uma chamada. Eles não permitiram impostos sobre o calor e a propriedade, pois eu não fornecia documentação. Fiquei irritado porque não me pediram para fornecer a documentação.

O que eu aprendi com essa auditoria é que muito é deixado a critério do auditor, então pode haver alguns pontos mudos, mas melhor informados como não.

• Surpresa - se você está pagando a si mesmo, então você pode evitar uma auditoria . De acordo com a Receita do Canadá, a menos que você esteja recebendo um salário, você não poderá solicitar a milhagem. Meu contador declarou sua prática comum para reivindicar a milhagem no final do ano. É devido ao acionista da empresa. Ele chegou a enviar uma carta ao departamento de decisões do GST / HST para obter esclarecimentos. Cha Ching! Para encurtar a história, ele foi avisado de que a quilometragem deveria ser paga, no entanto, eles não o colocariam por escrito.
• Um recibo de caixa não é aceitável para compras acima de $ 150,00 . Fui avisado de que precisava receber um “recibo oficial” da loja da qual comprei o item. Falei recentemente com um gerente em uma loja Staples e ele não podia acreditar no que eu pedi. Os recibos de caixa registradora são os únicos recibos fornecidos em lojas de varejo.
• A Receita Canadá sugere que você faça cópias de todas as faturas e as tenha prontas para o caso de você ser auditado. Isso evita que você os procure mais tarde.
• Verifique se todos os recibos incluem o GST / HST como um item separado . Se não o fizerem, volte ao fornecedor e peça um detalhado, incluindo o imposto, ou não o envie como parte do seu retorno.
• Não tenha medo do auditor, faça perguntas . Eu descobri depois do fato de que o auditor era um estudante de cooperativa que saiu antes que o caso estivesse completo. Tomei consciência disso quando tentei contatá-la. Eu entendo que há um lugar para estudantes de cooperativas, mas também sinto que ela deveria ter se identificado como uma. Eu terminei a auditoria com o gerente dela, que me deu um dos créditos que havia sido cancelado. No entanto, suas palavras de despedida foram, considere-se sortudo, nós lhe demos o crédito de milhagem, como você não vai conseguir no futuro.

A única coisa positiva que saiu disso - agora estou ganhando um salário!