Planejamento não contábil

No filme de 1994 Stargate, estrelado por James Spader e Kurt Russell, uma aberração fictícia da natureza abriu um estranho portal luminoso entre duas dimensões. De um lado estava o mundo como o conhecemos. Do outro lado, um mundo estranho e estranho, como nada que já vimos.

Diferentes Dimensões

Hoje é outro portal estelar, o lugar onde duas dimensões se encontram. E neste caso, não é ficção científica, é tão real quanto o próprio negócio. Uma dessas dimensões é a contabilidade. O outro está planejando. Eles se encontram hoje.

Basicamente, é assim: a contabilidade termina hoje e volta ao passado. O planejamento começa hoje e avança no futuro.

Se isso parecer teórico ou conceitual, talvez um pouco impraticável, pense novamente. Isso é importante. Pode poupar dores de cabeça e stress desnecessários. Isso ajuda a manter você na dimensão correta, entendendo que as projeções financeiras em seu plano de negócios não devem ser construídas com detalhes excruciantes.

Um Exemplo Simples

Pegue o balancete aqui, uma amostra retirada da Wikipedia. O chamado balanço patrimonial é um relatório financeiro padrão, listando os ativos e passivos e o capital de uma empresa no final de um determinado dia, mês, ano ou o que for. Os ativos são bons, coisas que você possui, como dinheiro e terreno, ou dinheiro devido a você, como contas a receber. Passivos são dívidas, dinheiro que você deve, e é por isso que você vê coisas que são “pagas” - ou seja, você terá que pagá-las - como passivos. Capital é o que sobra. É chamado de balanço porque é mágica, a mágica da escrituração de dupla entrada, os ativos são sempre exatamente iguais aos passivos e ao capital.

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Isso é um relatório contábil ou uma projeção em um plano de negócios? Você não pode dizer. Parece exatamente o mesmo, de qualquer forma. No entanto, na verdade, são dimensões diferentes.

Contabilidade recolhe registros de transações

A contabilidade vai de hoje para o passado em detalhes cada vez maiores

Se é contabilidade, então cada número mostrado ali é realmente um relatório de resumo de um banco de dados cheio de transações. O saldo em dinheiro é como o saldo do seu talão de cheques, é o resultado da soma de todos os depósitos e da subtração de todas as verificações. O que eles chamam de contas a receber é a soma de todas as quantias de dinheiro devidas por todos os diferentes clientes, um relatório de centenas, talvez milhares de transações diferentes. Você faz uma venda, deixa uma fatura, aguarda para receber o pagamento, finalmente recebe o pagamento, registra a transação, debita em dinheiro e contas a receber, e assim por diante, através de uma coleção de transações específicas. Os $ 52.000 relatados como valor da terra podem ser o que você pagou pela terra, mas pode ser a resolução de dezenas de transações de terras, vendendo algumas, comprando outras, e esse é o saldo.

Saldos de passivos, como ativos, são construídos de baixo em contabilidade, mantendo o controle de todas as transações e resumindo o resultado final. As notas a pagar podem ser dezenas de pequenas notas de negociação em um pico em algum lugar, ou um empréstimo do banco, caso em que está relacionado ao montante do empréstimo inicial menos o total de todos os pagamentos do principal.

Espero que você entenda a ideia.: contabilidade é uma enorme coleção de transações passadas resumidas. Concentre-se em qualquer número em um demonstrativo contábil e você poderá ampliar mais detalhadamente, até cada transação individual.

O planejamento gera estimativas educacionais razoáveis ​​

O planejamento avança de hoje para o futuro em um resumo e Agora, considere, se você quiser, a mesma ilustração como parte de um plano de negócios, fazendo uma suposição estimada do que o saldo será daqui a dois ou três anos. Nem tente, nem por um segundo, pensar que você vai estimar o caixa estimando os detalhes de milhares de transações e adicionando-as. Você não vai estimar ativos adivinhando o que você vai comprar, e quando (para não mencionar a depreciação, então finja que não). Você não vai estimar as dívidas adivinhando quando retirou cada empréstimo, exatamente o que comprou e quando. Não, isso é impossível e bobo. Você vai encontrar uma maneira de adivinhar seu dinheiro, seus ativos, suas responsabilidades, com base em suposições maiores e educadas, ligadas logicamente aos principais fluxos, como vendas.

Trabalharemos juntos mais adiante, sobre como você pode fazer estimativas razoáveis, mas, para fins de ilustração, tenho alguns exemplos para explicar a diferença de dimensões:

Contas a receber significam dinheiro devido a você pelos clientes. Você faz a venda, mas entrega uma fatura e aguarda para receber o pagamento; é assim que acontece nas vendas business-to-business. Então você precisa adivinhar quanto dinheiro vai ficar lá, em pontos importantes no futuro, esperando para receber o pagamento. Cada dólar em contas a receber é um dólar a menos em dinheiro, porque foi registrado como vendas, mas você não tem dinheiro. No entanto, você não tenta adivinhar todas as transações de vendas específicas com todos os clientes específicos e adicioná-los todos e descobrir onde o total será daqui a dois ou três anos. Em vez disso, você adivinha qual percentual de vendas envolve faturas e espera, e então você adivinha quantos dias, em média, você tem que esperar, e você pode fazer alguns truques de números para fazer um palpite.

• Você não adivinha o que você vai dever somar todas as contas imaginadas de algumas compras futuras. Em vez disso, você calcula quanto está pagando em despesas, em termos de porcentagens de vendas e folha de pagamento ou algo assim, e estima sobre o valor de um mês como contas a pagar.
• Não vou insistir nos exemplos porque acho que já é o suficiente para fazer o ponto. Você tem que fazer algumas suposições lógicas.

Por que isso importa?

De cima para baixo x De baixo para cima

De vez em quando encontro alguém tentando administrar os mínimos detalhes da despesa de juros projetada para permitir vários empréstimos diferentes com diferentes taxas e termos como parte de um plano de negócios. Ou há alguém tentando adivinhar ativos adivinhando as datas e valores detalhados de compra. E há pessoas tentando projetar contas futuras a receber pelo cliente, adivinhando os padrões futuros de vendas e pagamento de cada cliente.

O problema, claro, é que é realmente difícil de fazer. Você pode passar uma vida inteira calculando detalhes e nunca chegar tão perto quanto você ficaria com uma boa estimativa.

Compare os níveis de certeza: digamos que o interesse é normalmente um ou dois por cento do total de despesas, e as despesas são normalmente algo como dois. terços das vendas. Se a sua estimativa de vendas para os próximos anos estiver dentro de 5% de qualquer forma, você está indo muito melhor do que a maioria. Quão errado você pode ir com uma taxa de juros estimada, e quanto isso afeta suas projeções? Não estamos falando de pequenas porcentagens de despesas, em um sistema que precisa estimar outros elementos que têm centenas de vezes mais incerteza?

Veja um exemplo com números: uma empresa planeja vender US $ 1 milhão e tem uma despesa de juros de US $ 10.000. O intervalo entre mais ou menos 5% nas vendas é de US $ 100.000, de US $ 950.000 no low end para US $ 1.050.000 no máximo. Então, se você perder o interesse projetado por US $ 2.000? Ou talvez US $ 5.000? Sua projeção depende da estimativa de vendas, custo de vendas, todas as despesas, além do fluxo de ativos e passivos. Há muita incerteza neste sistema, necessariamente, isso faz parte do processo. Eventualmente, você administrará a incerteza acompanhando seus resultados todos os meses e verificando a diferença entre o que você planejou e o que realmente aconteceu, Sugiro que pensemos sobre isso por apenas um segundo. Faz sentido que o planejamento de negócios tenha a ver com projetar o futuro de forma tão exata que, usando uma taxa de juros média simples aplicada aos seus passivos projetados, não seja suficiente? Você realmente tem tempo para modelar o impacto detalhado de múltiplas taxas de juros hipotéticas em vários empréstimos hipotéticos como parte de uma projeção que depende de uma previsão de vendas estimada?

O planejamento é para tomar decisões, estabelecer prioridades e gerenciar. Contabilidade é também para informação e gestão, é claro, mas existem obrigações legais relacionadas com impostos. A contabilidade deve necessariamente ir muito fundo em detalhes. O planejamento requer um equilíbrio entre detalhes e conceito, porque há momentos em que muitos detalhes não são produtivos.

Boas Notícias: Torna as Coisas Mais Fáceis

Esta é uma boa notícia para o planejamento de negócios. O que isso significa é que você não precisa pintar uma imagem do seu futuro financeiro detalhando cada tijolo em cada prédio. Você pode fazer isso com um pincel largo. Isso não o torna menos realista, na verdade, normalmente, o torna mais realista, pelo menos é o que eu vi enquanto trabalhei com milhares de pessoas em milhares de planos de negócios.

Somos humanos. Trabalhamos melhor imaginando o futuro em escala do que construindo tijolo por tijolo em nossa mente.

A contabilidade nunca pode estar errada. Os planos de negócios estão sempre errados (não que não sejam úteis - é como andar ou dirigir, o valor está na correção e no gerenciamento de onde e porque estão errados, mas isso é um capítulo diferente.)

A Final Palavra de Advertência

A diferença entre planejamento e contabilidade é particularmente difícil para contadores bem treinados. Eles aprenderam a construir relatórios de baixo para cima, a partir dos detalhes, e isso pode deixá-los loucos quando você faz estimativas usando porcentagens e álgebra e senso comum para algo que eles aprenderam a construir a partir de detalhes meticulosos.

Mais importante Do que enlouquecê-los, infelizmente, é que, às vezes, esse desconforto dimensional pode deixar os contadores tão infelizes que dizem que suas estimativas estão erradas. Nesses casos, eles geralmente entendem mal o que significa projetar o futuro em resumo, em vez de contar os detalhes no passado. Perdoe-os, eles significam bem; mas não deixe que eles te deixem louco também. Atenha-se ao planejamento.