Para Fragmentar ou Não Fragmentar? Manutenção de Registros para Novos Negócios |

Começar seu próprio negócio é um emocionante primeiro passo no mundo do navio. É também o começo do seu relacionamento com a Receita Federal.

Você é legalmente obrigado a manter os registros financeiros em mãos para o bem da Receita Federal. Mas quais você deve segurar, e quais são apenas uma bagunça extra no escritório?

No serviço de escrituração contábil on-line, somos especialistas quando se trata das nuances mais sutis do rastreamento de suas finanças. Neste guia, veremos quais registros você precisa manter, por quanto tempo precisa mantê-los e alguns métodos eficientes que podem ser usados ​​para manter seus registros organizados.

Consulte também: Posso gastar isso? Um contador explica o mundo dos abatimentos

Quais registros fiscais eu preciso manter?

Se você é autônomo ou possui uma pequena empresa, o IRS exige que você mantenha a documentação que sustenta as reivindicações de renda, deduções, ou crédito aparecendo em seu formulário de declaração de imposto. Isso prova que você ganhou o que contou ao IRS que ganhou ou comprou o que disse ao IRS que comprou.

Geralmente, a documentação que você deve manter inclui:

• Recibos
• Extratos bancários e de cartão de crédito
• Contas
• Cheques cancelados
• Faturas
• Comprovante de pagamentos
• Demonstrações financeiras de seu contador
• Declarações de imposto anteriores
• W2 e 1099 formulários
• Qualquer outra evidência documental que suporte um item de renda, dedução ou crédito mostrado no seu retorno de imposto

Tenha em mente que essa não é uma lista abrangente. A natureza e a estrutura legal do seu negócio afetarão quais registros você precisa manter para o IRS.

O ônus da prova recai sobre você, o proprietário da empresa, para fornecer todos os documentos necessários. Assim, quando você começar a manter registros, obedeça a este princípio simples: Mantenha tudo.

No caso de uma auditoria, sua primeira linha de defesa são recibos e registros fiscais. Armazenar todos eles irá maximizar o seu nível de proteção. Além disso, manter seus recibos garante que você será capaz de reivindicar quaisquer deduções fiscais que você deva

Veja também: 7 Hábitos de Escrituração Todos devem adotar

Uma possível exceção: A regra de $ 75

Há algumas despesas para as quais você não é legalmente obrigado a manter os recibos. Por exemplo, o IRS não exige que você mantenha recibos de viagem (menos hospedagem), entretenimento, presentes ou transporte, desde que o seguinte se aplique:

• A despesa, sem incluir alojamento, é menor que $ 75
• A despesa é para transporte, e um recibo não está prontamente disponível

No entanto, tenha em mente que, no caso de uma auditoria, qualquer despesa pode ser questionada - mesmo aquelas abaixo de US $ 75.

Para mais informações, Veja as diretrizes do IRS para comprovar as despesas abaixo de US $ 75. Veja também: A folha de informações contábil

Quanto tempo para manter seus registros fiscais

A regra dos três anos:

Planeje manter seu imposto registros por três anos após a data em que você arquivou o retorno, ou a partir da data de vencimento do referido retorno (o que for posterior). Se você arquivar seu retorno cedo, é tratado como se tivesse sido arquivado na data de vencimento.

Esta regra de três anos chega até nós através do Estatuto de Limitações, que é o período durante o qual você, o contribuinte, pode alterar seu retorno de imposto - ou em que o IRS pode auditar dito retorno de imposto. Quando o período de limitações expirar, não será mais necessário manter registros fiscais referentes a esse período.

Exceções à regra de três anos:

Como sempre, há exceções a essa regra. Em alguns casos, você precisará manter registros mais longos do que as exigências de três anos do Estatuto de Limitações. Exceções incluem:

Dívidas incobráveis ​​e títulos sem valor:

Se você deduziu o custo de qualquer um deles em suas declarações fiscais, mantenha o registro por sete anos. Receita omitida:

Se você não informar renda para o IRS, e é mais do que 25% da renda bruta declarada em seu retorno, manter registros por seis anos após a data de entrada ou a data de vencimento do retorno - o que ocorrer mais tarde.Registros de funcionários: Registros de emprego devem ser mantidos quatro anos depois que os impostos sobre a folha de pagamento se tornarem devidos ou forem pagos - o que for mais tarde.

Devoluções fraudulentas: Se você preencher uma devolução de forma fraudulenta, melhor segurá-lo. Não há um estatuto de limitações nos retornos que induzir em erro o IRS

Registros de propriedade: Você deve manter registros relacionados à posse de propriedade durante o período de prescrição, três anos depois que a referida propriedade deixar sua posse

Com relação aos registros de propriedade, você precisa manter a documentação, como escrituras, títulos e registros de custo. Isso permite calcular qualquer depreciação, amortização ou dedução de depleção, bem como fatorar o ganho ou a perda quando você vender ou alienar o imóvel. Veja também: 6 erros de contabilidade que colocam as pequenas empresas em risco

recibos de loja e registros de impostos

Depois de determinar quais registros você precisa manter e por quanto tempo, é hora de configurar um sistema para organizá-los.

Felizmente, o IRS aceita documentos digitais, desde que sejam reproduções completas e precisas dos originais. A pedido, você deve ser capaz de produzir uma cópia impressa e legível de qualquer documento.

Isso significa que os dias de uso de um fichário rangente para armazenar seus registros fiscais acabaram; há várias soluções digitais que você pode usar para deixar o papel sem papel e manter seus registros em ordem.

Opções de armazenamento seguro na nuvem, como o Dropbox, o Evernote ou o Google Drive, permitem armazenar seus documentos on-line com segurança. Uma vez que seu negócio esteja estabelecido, se você achar que está lidando com muita burocracia, considere investir em um scanner automático de alta velocidade para tornar sua transferência on-line mais eficiente.

Também é uma boa ideia manter uma cópia de backup de seus documentos, seja em um dispositivo de armazenamento físico protegido por senha ou em uma conta de nuvem secundária.

Consulte também: Small Business Accounting 101: 9 etapas para manter seus novos negócios sob controle

Mantendo registros para fins não fiscais

Uma vez que você não precisa mais segurar um documento para fins fiscais, verifique se você definitivamente não precisa deles antes de destruí-los. Seus credores, advogados ou seguradoras podem precisar de você para mantê-los por mais tempo do que o IRS.

Se você usar o armazenamento on-line, em vez de excluir documentos desnecessários, poderá arquivá-los permanentemente. navegar pelas áreas cinzas da manutenção de registros de pequenas empresas - e criar um sistema de organização sem papel - evita os perigos da bagunça do escritório, garantindo que você esteja sempre seguindo as regras.