Como contratar funcionários: 15 etapas para ajudá-lo a contratar |

Se você está pronto para contratar seu primeiro funcionário, talvez esteja se sentindo um pouco sobrecarregado. Afinal de contas, existem muitos passos para o processo, e uma lista aparentemente interminável de obstáculos para pular.

Mas quando você o divide, não é tão complicado assim. Você só precisa se organizar e saber com o que está lidando desde o início.

Vamos começar.

Comece a rolar:

Antes de começar a entrevistar candidatos, há um pouco de trabalho com você Eu quero cuidar primeiro. Aqui estão os pontos para separar sua lista antes de começar a se reunir com novos funcionários em potencial.

1. Obtenha seu EIN

Antes de contratar seu primeiro funcionário, você precisará configurar seu EIN, ou Número de Identificação do Empregador. Também conhecido como um número de identificação fiscal federal, isso permitirá que seu negócio seja reconhecido para fins fiscais.

Você pode ler tudo sobre o processo de obtenção de seu EIN em nosso artigo: Como solicitar um número de identificação fiscal federal.

2. Registre-se no departamento de trabalho do seu estado

Você precisará se registrar no departamento de trabalho em seu estado antes de começar a contratar funcionários. Confira a página do Departamento de Trabalho dos EUA para começar, que tem uma análise de estado por estado.

Além disso, quando você tiver funcionários, será obrigado a pagar impostos estaduais de compensação de desemprego. Para relatar seu imposto federal de desemprego, você precisará preencher o Formulário 940 do IRS.

O fato de você ter que pagar esse imposto depende do tamanho do seu negócio (embora todas as empresas, exceto as muito pequenas, devam esperar pagar), então leia para ter certeza de que você sabe onde está sua empresa.

3. Configure o seguro de compensação do trabalhador

Você precisará configurar o seguro de compensação do trabalhador, no caso de um empregado ser ferido no trabalho. Enquanto alguns estados isentam empresas muito pequenas de ter comp de trabalho, geralmente é uma boa idéia assumir que você vai precisar, e olhar para as opções para o seu negócio cedo, antes de começar a contratar.

Você pode provavelmente agregar compensação do trabalhador seguro, através de seu provedor de seguro atual, mas ainda é uma boa idéia para comprar.

Lembre-se, como com muitas das legalidades de começar um negócio, leis variam de estado para estado, então certifique-se de pesquisa seguro de compensação do trabalhador em seu próprio Estado. Subpágina do Departamento de Trabalho dos EUA sobre remuneração do trabalhador é um bom lugar para começar.

Veja também: É o momento de contratar um funcionário?

4. Escolha um sistema de folha de pagamento e se familiarize com as retenções de imposto

Quando você começar a pagar seus funcionários, você será responsável por reter uma parte de sua renda e depositá-la na Receita Federal, bem como fazer pagamentos de impostos da Previdência Social e da Medicare..

A página do IRS sobre como depositar e relatar impostos sobre emprego fornece um resumo dos formulários que você precisará preencher. Você também deve estar ciente de que seu estado pode exigir que você retenha impostos, portanto, certifique-se de pesquisar especificamente seu estado.

Em termos de escolha de um sistema de folha de pagamento, você tem muitas opções. Na Palo Alto Software, somos fãs do Zenefits, mas o programa que você escolher dependerá das suas necessidades.

Confira a seção “recursos humanos” do nosso artigo 85 das Melhores Ferramentas de Negócios para Startups para mais opções e info.

Prepare-se para contratar:

Ok, há a parte chata fora do caminho.

Agora vem a parte divertida - na verdade conhecer possíveis candidatos.

Seus novos funcionários irão ajudá-lo a crescer e moldar seu e, por sua vez, contribuem muito para a sua cultura e empresa como um todo, por isso certifique-se de investir tempo e energia em certificar-se de que você se encaixa perfeitamente.

Veja também: O que define a cultura da sua empresa?

5. Escreva uma descrição do trabalho

Primeira coisa: você vai querer escrever uma descrição de trabalho clara e focada para a posição que está contratando.

Não apenas a descrição do trabalho servirá como uma forma de candidatos qualificados se candidatarem à sua posição, mas também também serve como uma referência que você pode medir seu empregado no futuro

Quer saber como escrever uma descrição de trabalho? Você está com sorte - nossa editora-gerente, Candice Landau, escreveu recentemente um ótimo artigo sobre esse assunto. Portanto, antes de pressionar, certifique-se de ler Como escrever sua primeira descrição de trabalho.

6. Postar sua vaga de emprego

Depois de escrever sua descrição de cargo e criar um ótimo anúncio para sua posição aberta, você deverá publicá-la em sites de classificados relevantes. De fato, o Monster é o mais conhecido, mas sites como o CareerBuilder e o Craigslist não devem ser negligenciados, assim como sites específicos do setor.

Não se esqueça de publicar seu trabalho aberto na página do LinkedIn da sua empresa; Usar o LinkedIn pode fazer com que seus funcionários caçam ainda mais rápido, pois você pode conferir a experiência e as referências do candidato com facilidade.

7. Saiba que perguntas você pode e não pode fazer

Você quer ter uma compreensão completa da pessoa que está prestes a contratar, mas é importante notar que algumas questões estão legalmente fora dos limites.

O motivo por trás disso está largamente relacionado à discriminação, por isso é uma boa idéia revisar o que é e o que não é certo, e tenha isso em mente ao elaborar uma lista de perguntas que você pretende cobrir.

Para mais detalhes sobre o assunto, confira nosso artigo, Coisas que você nunca deve perguntar aos candidatos a emprego.

8. Entreviste e contrate

Parabéns, você está quase lá!

Agora é hora de marcar entrevistas e contratar seu empregado.

Embora muita da parte difícil já tenha acabado, contratar pode ser complicado - você deve ser Procurando pelo candidato com mais experiência, ou com menos experiência, mas com uma ótima atitude?

Para responder a essa pergunta, procurei membros do Conselho Jovem em meu artigo recente, Como contratar seu primeiro funcionário. Certifique-se de verificar isso antes de começar a entrevistar, para obter informações de outros s que conseguiram navegar no processo de contratação.

Veja também: Como inspirar seus funcionários

Faça a papelada:

Uma vez que você achou aquela pessoa especial, é hora de torná-la oficial.

Você sabia que eles eram os únicos, e você está pronto para assinar na linha pontilhada

Espere, estou falando sobre relacionamentos ou funcionários? Bem, acontece que a contratação de um funcionário é um pouco como um casamento: é um relacionamento que beneficiará vocês dois e requer um pouco de papelada para ser oficial.

9. Peça ao seu empregado que preencha um W-4 e um I-9

Antes de começarem a trabalhar, o seu empregado precisará preencher um formulário W-4 e um formulário I-9

O que isso significa para você?

Você adivinhou, você precisa se aconchegar ao site do IRS novamente. Confira sua página sobre Contratação de Empregados para o resumo completo e os formulários.

10. Relate cada novo funcionário à nova agência de informações de contratação do seu estado

Em resposta à Lei de Reconciliação de Responsabilidade Pessoal e Oportunidade de Trabalho de 1996, todos os empregadores são obrigados a relatar novas contratações ou recontratados ao seu diretório estadual dentro de 20 dias da contratação.

Isso permite que o Departamento de Saúde e Serviços Humanos da Secretaria de Apoio à Criança localize pais que devem apoio à criança. Para encontrar a agência de denúncia do seu estado, visite a página Novo Relatório de Contratação do Escritório de Execução de Suporte à Criança ou confira a versão do mapa interativa, estado por estado.

Configure seu local de trabalho:

Uma vez que seu funcionário for oficialmente contratado e toda a documentação for concluída, você precisará garantir que seu local de trabalho esteja pronto para o funcionário. Isso significa garantir que seus funcionários conheçam seus direitos e recebam condições de trabalho seguras.

11. Poste cartazes e avisos necessários

Você será obrigado a pendurar alguns cartazes federais, alertando os funcionários sobre seus direitos como trabalhadores. Confira a página do Orientador de Cartazes do FirstStep do Departamento de Trabalho para garantir que você saiba como obedecer.

Os estados também têm seus próprios requisitos de cartaz, portanto, certifique-se de pesquisar os requisitos específicos do seu estado.

12. Adote medidas de segurança no local de trabalho

Para garantir que seu local de trabalho esteja livre de riscos e permita que os funcionários façam seu trabalho com segurança e eficácia, você precisará cumprir os requisitos estabelecidos pela Occupational Safety Health Act (OSHA).. Para certificar-se de que você está em conformidade com os padrões e regras da OSHA, visite a página do empregador da OSHA.

Veja também: 7 coisas para lembrar sobre segurança no local de trabalho

Prepare seu funcionário:

ponto e t para cruzar antes que seu novo funcionário esteja pronto para trabalhar.

13. A bordo do seu novo funcionário

Você quer ter certeza de que seu funcionário tenha as ferramentas para fazer seu trabalho com o melhor de sua capacidade.

Como você pode fazer isso acontecer? Certificando-se de que eles saibam o que é esperado deles, e o que é e o que não é aceitável em seu escritório

Escrever um manual de funcionário pode ser demorado, mas pode potencialmente lhe poupar dificuldades, então é um coisa boa a considerar

Se você é uma operação menor e você está apenas assumindo um único funcionário, você sempre pode usar uma versão básica, e certifique-se de cobrir o básico como código de vestimenta, sua postura sobre pontualidade e trabalho remoto, e assim por diante.

14. Mantenha um arquivo pessoal no seu novo funcionário

Certifique-se de estar acompanhando toda a documentação importante do funcionário. Isso incluirá tudo, desde a inscrição, currículo, novos documentos de contratação, W-4 e I-9, avaliações de desempenho e assim por diante.

Quando se trata de acesso de funcionários a arquivos pessoais, as leis variam de estado para estado. confira as leis específicas do seu estado. Também é uma boa ideia manter esses arquivos em um gabinete de bloqueio, para garantir que eles não sejam facilmente acessíveis a ninguém.

15. Configure os benefícios dos empregados

Se aplicável, você precisará se reunir com seus funcionários para que eles possam se inscrever para o plano de saúde e um plano 401 (k).

Se você está procurando mais informações sobre como determinar qual será a sua obrigação de saúde para os novos funcionários, confira nossos artigos sobre o tema: 5 maneiras que os pequenos empresários podem economizar nas finanças da saúde e oferecer seguro de saúde? Perguntas que as pequenas empresas devem fazer

Você também pode estar interessado em iniciar um programa de bem-estar ou oferecer incentivos a seus funcionários por hábitos saudáveis ​​e, nesse caso, eu recomendaria meu artigo: Os programas de bem-estar corporativo funcionam realmente?

Embora possa parecer um pouco assustador a princípio, contratar funcionários é bastante simples; quando você divide o processo em etapas gerenciáveis, torna-se muito mais factível

Boa sorte e feliz contratação!