Como preparar o seu negócio antes da época fiscal |

Fazer impostos comerciais pode ser difícil para novos s. Neste artigo, compartilharei formas mais inteligentes e rápidas de registrar suas despesas e acompanhar seus recibos e outros documentos importantes para seus impostos. Cada uma dessas dicas é fácil de implementar e deve ajudar a tornar o tempo dos impostos uma brisa!

Dica # 1: Use software de contabilidade para controlar as despesas comerciais

Uma das coisas que muitos proprietários de pequenas empresas enfrentam é ficar em topo da sua contabilidade ao longo do ano. Se você não usa um software de contabilidade como o QuickBooks ou o Xero, você está se preparando para o fracasso vem do tempo do imposto.

Eu sou um CPA e acredito nisso ou não, eu uso o QuickBooks para fazer meus livros e me preparar para a temporada de impostos. Isso torna muito mais fácil e garante que você mantenha registros precisos de suas receitas e despesas. Se você está sempre no modo “catch-up” quando se trata de seus livros, então você deve investir em software de contabilidade.

Dica # 2: Use categorias de despesas em seu software de contabilidade

Categorias de despesas são apenas uma maneira para agrupar compras que você faz para o seu negócio. Por exemplo, materiais de escritório, restaurantes e gasolina são categorias de despesas. Eles podem ajudá-lo a acompanhar melhor as despesas do fornecedor, em vez de configurar cada um dos fornecedores para as compras diárias.

O motivo é que ele permitirá que você insira as despesas mais rapidamente. Isso economizará seu tempo e permitirá que você apenas acompanhe as informações mais importantes necessárias para fins fiscais.

Vamos percorrer um cenário para ver como isso funcionaria:

Como proprietário de uma empresa, você provavelmente comprará material de escritório para o seu negócio. Com sorte, você não é como uma criança em uma loja de doces olhando todas as novas canetas e cadernos brilhantes nas prateleiras. É mais do que provável que você compre apenas material de escritório necessário em uma loja de material de escritório como Office Depot ou Staples, mas também pode comprar materiais de escritório de outros locais como Costco ou Target.

Quando você estiver pronto para registrar essas compras em seu escritório. software de contabilidade, configure-o assim:

• Não crie quatro fornecedores no QuickBooks (ou sua alternativa do QuickBooks) para Office Depot, Staples, Costco e Target.
• Do configure um fornecedor chamado “compras de material de escritório” ou “material de escritório” e codifica todas as compras de materiais de escritório para o fornecedor de “suprimentos de escritório”.

Na tabela abaixo, incluímos alguns exemplos de compras diárias que você pode configurar categorias para em vez de fornecedores.

A maioria dos proprietários de empresas não precisa manter o controle de quanto dinheiro gasta com cada fornecedor que compra itens de uso diário, como suprimentos de escritório, gasolina e almoços de clientes. Acredite ou não, o IRS não exige que você rastreie seus gastos como este também Além disso, as principais demonstrações financeiras que você usa para determinar a saúde do seu negócio como a declaração de lucros e perdas irá listar categorias de despesas como “Material de escritório” e não os fornecedores específicos que você comprou; Essa é outra razão pela qual você não precisa controlar sua despesa por fornecedor.

Eu sou um instrutor de contabilidade adjunto e também ensino o QuickBooks. Como eu estava explicando este conceito em uma das minhas aulas, uma mão imediatamente disparou. No começo, eu achava que o aluno iria tentar me desafiar sobre se o IRS realmente exige que você controle suas despesas dessa maneira - você pode dizer que isso acontece com frequência?

No entanto, o estudante acabou por ser o franqueado proprietário de um escritório local da H & R Block. Ele apoiou minha reivindicação 100 por cento. Ele disse à turma que ao preparar as declarações de impostos para os donos de empresas, ele freqüentemente compartilha dicas como essa. Ele passou a dizer que, no final do dia, se o IRS quer esse nível de detalhe, você sempre pode produzir o recibo.

Felizmente, eu tenho uma ótima solução para você que se livra dos recibos que você colocou no porta-luvas do seu carro e da caixa de sapatos, então continue lendo!

Dica # 3: Use os resumos anuais dos cartões de crédito da empresa

Primeiro, todo dono de empresa de pequeno porte deve configurar uma conta corrente de negócios separada (que é

nunca usada para despesas pessoais) para que você possa identificar facilmente receitas e despesas que sejam reportáveis ​​e / ou dedutíveis para fins tributários. Se você não fizer isso, será difícil controlar as despesas comerciais legítimas que podem ser elegíveis para deduções de impostos versus despesas pessoais, que não são.

Se você tiver despesas de negócios e pessoais no mesma conta bancária, você precisará passar por seus extratos bancários e incluir apenas as despesas relacionadas ao seu negócio em seu software de contabilidade. Este processo manual de separar despesas pessoais e de negócios é tão entediante que prometo que você estará pronto para concorrer ao banco mais próximo para configurar essa conta comercial para evitar passar pelo próximo ano fiscal!

Antes que você perceba, 15 de abril estará aqui. Se o tempo do imposto chegar até você todos os anos, confira essas quatro dicas de planejamento tributário que todas as pequenas empresas devem implementar. No entanto, se você se encontrar atrasado para inserir suas despesas em seu software de contabilidade, uma forma de obter essas despesas rapidamente é usar o resumo anual que as empresas de cartão de crédito fornecem no início de janeiro.

Este relatório é excelente porque Ele resume todas as suas compras por categoria de despesa. Você pode usar esses números para somar suas despesas totais para cada categoria. Abaixo está um instantâneo de como será a aparência geral.

Como você verá, a maioria das categorias será semelhante à que você já configurou no seu software de contabilidade:

Uma desvantagem de usar uma instrução resumida como este, você não poderá inserir a data exata de cada compra. No grande esquema das coisas, isso é menor, mas não é algo que você deva criar um hábito. Lembre-se, esta é uma solução de curto prazo para que você possa obter suas despesas registradas, gerar demonstrações financeiras e arquivar esses impostos no prazo! Se você comprar ativos fixos durante o ano, é importante ter a data de compra específica, pois é um componente-chave no cálculo da despesa de depreciação que é dedutível para fins fiscais.

Dica # 4: Vá sem papel

ser o primeiro a admitir que o conceito de “sem papel” sempre soou bem, mas foi difícil para mim aceitar - a princípio. Como contador, sou um grande defensor da documentação. Como dizem no meu drama legal favorito, Law & Order, "é sobre o que você pode provar". Esse também parece ser o lema da Receita Federal.

Com a tecnologia de hoje, é muito mais fácil criar cópias eletrônicas de recibos e outros documentos financeiros que você costumava guardar em um arquivo físico. É hora de se livrar desses armários empoeirados que estão ocupando espaço e migrar para um sistema de arquivamento eletrônico. É muito mais fácil localizar documentos que estão armazenados no seu computador (ou na nuvem) do que arrastar pelas pastas de arquivos.

Mas, como você organiza todos esses arquivos? Bem, você faz ótimas perguntas. Eu recomendo que você use um sistema de armazenamento em nuvem on-line como o Dropbox. Você pode criar uma pasta para o ano (2017) e, em seguida, uma subpasta para cada categoria de despesa (por exemplo, material de escritório, refeições, combustível). Faça o download do aplicativo em seu dispositivo móvel para que, enquanto estiver fora, você possa digitalizar os recibos com facilidade, salvá-los na pasta certa e lançar o recibo do papel! Não há mais recibos de recheio em seu porta-luvas ou carteira para lidar depois.

Se você não está convencido, pode dar pequenos passos iniciando em uma área, mas prometo que, ao implementar o conceito “sem papel”, não será capaz de se livrar desses arquivos com rapidez suficiente. Abaixo, encontre algumas estratégias que você pode implementar para ir em direção ao modelo “sem papel”:

Verificar recibos

Descartar recibos é um dos erros mais comuns cometidos pelas pequenas empresas. Não perca uma dedução fiscal porque você se livrou do recibo. Existem vários aplicativos no mercado que permitem digitalizar recibos. Neat e Shoeboxed são ótimos aplicativos que se integram a um software de contabilidade como QuickBooks ou Xero para que você possa eliminar completamente a entrada de dados!

Download de faturas de fornecedores

Atualmente, a maioria dos fornecedores oferece a opção de receber suas faturas. por e-mail ou permitir que você faça o download deles diretamente de seu website. Eu recomendo que você pare de ter suas contas enviadas fisicamente para você e comece a baixar suas contas. Isso permitirá que você economize tempo, não tendo que digitalizá-lo primeiro; Você pode facilmente salvar a conta em sua pasta eletrônica ou enviá-lo para o seu software de contabilidade em apenas alguns minutos.

Bônus - se você usar o Xero, eles têm um recurso interessante chamado arquivos lado a lado. Isso permite que você carregue suas contas de fornecedores no software para que você possa ter as informações à sua frente quando estiver pronto para fazer a verificação

Obter recibos de PDF

Atualmente, mais varejistas estão se afastando do papel recibos e oferecendo-lhe a opção de receber um texto ou um e-mail com o recibo anexado. Eu recomendo que você vá com o recibo enviado por e-mail porque geralmente é um documento PDF para download, enquanto o recibo da mensagem de texto pode não ser. Você pode facilmente arrastar e soltar um recibo PDF em uma pasta eletrônica em menos de um minuto.

Fazer o download de todos os extratos bancários ou de cartão de crédito

Para a maioria de vocês que fazem serviços bancários on-line como eu, este é provavelmente um brainer. No entanto, se você ainda estiver recebendo extratos bancários ou de papel, deverá cortar o fio o mais rápido possível. Esta é uma daquelas áreas onde você pode minimizar suas chances de roubo de identidade.

Acredite ou não, há pessoas por aí que roubam a identidade das pessoas simplesmente abrindo suas correspondências. Eu não recebo mais nenhum documento com informações financeiras, como extratos bancários ou de cartão de crédito ou 401k ou outras informações de investimento via correio.

A linha inferior

Acredite ou não, o tempo dos impostos pode ser muito fácil. A chave para atingir esse objetivo é configurar um sistema que funcione para você e cumpri-lo. Para começar, reserve algumas horas durante a primeira semana de cada mês para verificar se digitalizou e arquivou todos os recibos e faturas do mês anterior. Ao mesmo tempo, conclua o processo de reconciliação em seu software contábil para todas as contas bancárias ou de cartão de crédito para garantir que seus saldos bancários ou de cartão de crédito e seus livros correspondam.

Certifique-se de colocá-lo em sua agenda como uma reunião recorrente. Tente escolher um dia de trabalho leve em geral e um que você tende a estar de bom humor (ou seja, uma sexta-feira ou sábado de manhã). Se você estiver disposto a fazer o trabalho ao longo do ano, a corrida louca até 15 de abril se tornará coisa do passado.

Para saber mais sobre como se preparar para as temporadas fiscais, confira as 4 coisas que todos os pequenos negócios devem saber Sobre impostos.