Estabelecer uma agenda de retenção de registros para seu negócio

Todos nós sabemos, ou devemos saber, que precisamos salvar e proteger nossos registros comerciais. Quando iniciamos, é fácil manter todos os documentos, recibos, faturas e registros comerciais. Mas depois de alguns anos, descobrimos que todos esses registros que estamos mantendo estão ocupando mais espaço em gabinetes de arquivos do que os espaços de trabalho para nós mesmos e nossos funcionários.

A boa notícia é que realmente não precisamos mantenha todos esses registros para sempre. Sim, alguns precisamos manter para sempre. Alguns nós mantemos apenas até que o IRS tenha feito o seu caminho conosco. E alguns precisamos manter por apenas alguns anos.

Determinar quais registros precisam ser mantidos e por quanto tempo é um pouco mais difícil. E descartar corretamente os registros temporários não é tão simples quanto simplesmente jogar os papéis na lixeira.

Aqui é onde o Cronograma de Retenção de Registros entra em ação. Este documento lista os tipos de registros que sua empresa produz (financeiro, pessoal, manuais de funcionários, contratos, operações, atas de reuniões, declarações de política, declarações de privacidade on-line … a lista pode parecer interminável); identifica quaisquer requisitos legais por quanto tempo o registro deve ser mantido e a autoridade solicitante, como o IRS ou a Lei Sarbanes-Oxley; vai notar quanto tempo o registro é geralmente usado ativamente em operações de negócios; e pode conter outras informações também, como observar que os registros contêm dados de identificação pessoal confidenciais; e se as cópias microfilmadas ou digitalizadas digitalmente forem alternativas legais aceitáveis ​​para o documento em papel

Pesquise na Internet e você encontrará muitas informações sobre os Cronogramas de Retenção de Registros e exemplos, como este oferecido gentilmente pela Millennium Records Management. Lembre-se, no entanto, que um cronograma de amostra é apenas uma representação generalizada do que se parece. O seu Cronograma de Retenção de Registros será adaptado ao seu tipo de negócio, onde você está localizado, em que estado (s) e / ou países com os quais faz negócios, se é de propriedade privada ou comercializa ações no mercado de ações, é uma instituição pública. mantenha contratos governamentais e uma miríade de outros fatores.

Você vai querer trabalhar com seu contador, advogado e / ou uma empresa de gerenciamento de registros profissional para desenvolver e estabelecer o seu.

Você implementa o Programa de Retenção de Registros oficialmente. todos na sua empresa sabem disso. Isso ajuda a garantir que seus registros vitais sejam realmente mantidos em primeiro lugar. Mais tarde, digamos que você tenha vários arquivos de faturas de contas a pagar. Seu cronograma de retenção diz que você precisa mantê-lo por 6 anos, mas a experiência mostra que você só precisa entrar nele por 3 anos. Sabendo disso, você pode liberar espaço em sua empresa / escritório transferindo esses registros para proteger o armazenamento externo ou uma mídia de armazenamento alternativa aceitável.

Depois de obter os registros que alcançam o final do período de retenção, você pode descartá-los.. Mas, como eu disse, você não pode simplesmente jogá-los na lata de reciclagem. Você precisa ter um processo estabelecido para o seu descarte. Sim, você precisa criar mais documentação para se livrar de documentos antigos.

Você desejará que as pessoas que geraram os registros confirmem que não precisam mais dos registros. Você deve observar que os registros atingiram o final do período de retenção de acordo com o Cronograma de Retenção de Registros estabelecido e verificar se o período de retenção não foi estendido devido a auditorias, litígios, etc.

Você desejará certificar quando, como e por quem os documentos foram destruídos. Isso é mais fácil hoje, do que no passado, quando passei muitas horas transportando caixas até uma doca de carregamento e alimentando papel em um triturador ao lado de uma lixeira. Nos últimos anos, as empresas de trituração móvel proliferaram. Eles conduzirão seus grandes trituradores de confete montados em caminhões para o seu negócio, transportarão suas caixas até o caminhão, deixarão você testemunhar sua destruição e lhe darão um certificado de destruição.

Estabelecer, implementar e seguir um cronograma de retenção de registros ajudará muito a garantir que sua empresa mantenha e mantenha os registros vitais que você precisa para continuar nos negócios. E, na pior das hipóteses, você deve ser pego em litígios ou algo assim, provar que seus registros são mantidos e destruídos em um processo documentado, aprovado, estabelecido regularmente, e não em uma queimadura à meia-noite atrás do celeiro em uma tentativa amadora de evitar culpabilidade e responsabilidade, ou obstruir o processo legal.