Como terceirizar efetivamente quando administrar uma pequena empresa |

Quando você está administrando uma pequena empresa, é sempre uma ótima notícia descobrir que você tem mais trabalho do que consegue acompanhar. E quando uma carga de trabalho crescente não justifica aceitar um funcionário completo adicional, a terceirização pode ser uma solução eficaz e financeiramente viável.

O trabalho de terceirização tem seus benefícios; ou seja, pode tirar um pouco da pressão da sua equipe interna, mas existem preocupações óbvias sobre permitir que uma pessoa externa, independentemente de sua qualificação ou experiência, contribua para a execução e a saída de seus negócios.

Atribuindo Tarefas para fornecedores de terceirização

Embora você tenha tomado a decisão de terceirizar tarefas como resultado de uma carga de trabalho de montagem, é evidente que o trabalho mais importante e vital deve definitivamente permanecer em casa. Você terá mais controle e informações sobre o que está sendo produzido, e esse trabalho será realizado por pessoas que tenham um conhecimento mais detalhado do seu negócio e como ele funciona.

Quando um indivíduo está operando fora de um ambiente de trabalho naturalmente, você tem menos controle e informações sobre o trabalho que estão produzindo e sobre o método pelo qual eles estão fazendo isso.

Se você contrata alguém temporariamente, muitas vezes é a tendência a relaxar o processo pelo qual a pessoa e sua habilidades são avaliadas. No entanto, independentemente de quanto tempo um período de tempo uma pessoa vai trabalhar com uma empresa, suas habilidades e experiência devem ser examinadas com a mesma atenção ao detalhe como se fossem um potencial empregado em tempo integral.

Use o mesmo procedimento e mentalidade que você faria se estivesse contratando um membro permanente da equipe em tempo integral. Mesmo que um indivíduo contribua para o seu negócio por um tempo relativamente curto, solicite referências, amostras de seu trabalho e um registro detalhado de sua experiência e histórico de trabalho até o momento. Você está pagando por seus serviços afinal, então você deve garantir que eles são capazes de fornecer um trabalho de alta qualidade que vai contribuir para o seu negócio.

Steve Mezak é CEO da Accelerance, uma empresa com sede na Califórnia, especializada em ajudando pequenas empresas e empresas a terceirizar o trabalho. Falando para www.businessweek.com, o Sr. Mezak disse: "Contratar um fornecedor terceirizado é como contratar funcionários […] Pense na equipe offshore como sua, que você contrata e gerencia cuidadosamente ao longo do tempo para obter excelentes resultados." quem contratará garantirá que o dinheiro usado para terceirizar o trabalho não será desperdiçado e que o trabalho não será melhorado ou refeito pelos funcionários permanentes que estão ocupados com o preenchimento de suas próprias responsabilidades. Nesse caso, a terceirização pode essencialmente aumentar ainda mais a carga de trabalho.

Para evitar a necessidade de modificação e aprimoramento do trabalho, seja específico em relação às tarefas que você está atribuindo a um funcionário externo. O simples fato de não estarem no ambiente de trabalho elimina a oportunidade de discutir idéias, requisitos e o trabalho que está sendo produzido. Criar um resumo detalhado do que é esperado economizará tempo e dinheiro e garantirá que os melhores resultados sejam alcançados em um prazo eficiente.

Tomando medidas para garantir a terceirização eficaz

Alocando um funcionário externo em um endereço de e-mail da empresa é essencial para manter contato, delinear expectativas e deveres, além de ser uma maneira precisa de registrar exatamente quem é responsável pelas tarefas - isso será especialmente útil se houver alguma disputa ou confusão sobre o que se esperava de um funcionário externo.

Quando alguém está trabalhando para o seu negócio, ele precisará acessar os materiais e informações relevantes para realizar o trabalho. Isso inclui o acesso e o uso do sistema de TI de suas empresas. Se você realizou as verificações de antecedentes necessárias e obteve referências, deve estar em posição de confiar a um indivíduo para fornecer a ele acesso a essas informações.

No entanto, à medida que sua força de trabalho cresce, incluindo funcionários externos, a confiança não é mais uma linha de defesa adequada no que diz respeito a segurança de TI. Embora seja necessário, e de fato vital, que os funcionários tenham acesso ao material relevante, garantir que você tenha restrições adequadas em vigor eliminará qualquer ameaça de que material confidencial, incluindo informações sobre sua base de clientes, possa ser usado de forma inadequada. A implementação de uma segurança de TI eficaz, disponível em empresas como a empresa TSG, baseada no Reino Unido, é uma forma eficaz de aplicar políticas de segurança. Ele permite que você restrinja o acesso a material específico, sem prejudicar a saída de um funcionário, permanente ou temporário.

Embora seja de suma importância delinear o que se espera de um indivíduo quando você terceiriza, também é igualmente importante tornar as questões de pagamento claras para um funcionário externo. À medida que sua empresa cresce e a terceirização se torna uma necessidade recorrente para lidar com a demanda, ter um contrato padrão que determina o pagamento e as condições de trabalho é um método eficaz de controlar esse aspecto da terceirização. escala, estabelecendo formalmente as expectativas e os detalhes de pagamento com os quais ambas as partes concordam, é mais do que suficiente. Como toda a comunicação entre uma empresa e funcionários externos, isso deve ser registrado na forma de e-mails, para que qualquer disputa possa ser resolvida rapidamente.

A terceirização destina-se a economizar tempo e esforço, contribuindo para o sucesso e crescimento de seus e-mails. o negócio. No entanto, ter tempo e cuidado ao selecionar funcionários que serão responsáveis ​​por suas tarefas delegadas e implementar as medidas necessárias para remover possíveis problemas garantirá que a terceirização seja uma ajuda, e não um empecilho, para a realização de seus negócios.