Proprietários de pequenas empresas, comece a acompanhar suas métricas financeiras

O conteúdo deste artigo é baseado em uma entrevista realizada em outubro de 2014 com Sabrina Parsons, CEO da Palo Alto Software.

Para muitos proprietários de pequenas empresas - especialmente aqueles que se transformaram uma paixão ou hobby em métricas e números de rastreamento de negócios é uma tarefa árdua.

Se você não é um contador e não tem experiência em negócios, ou uma afinidade natural com números, pode se ver "fazendo negócio "on the fly, e talvez ignorando aqueles" números horríveis "até que chegue a hora de apresentar impostos.

Embora essa possa ser a melhor abordagem para colocar você em operação rapidamente, é também uma abordagem que, a longo prazo prazo, poderia ser prejudicial para o crescimento e até mesmo a sobrevivência do seu negócio .

De acordo com um estudo da Small Business Association, 28% das empresas falham devido a problemas com a estrutura financeira da empresa, incluindo manter registros contábeis ruins.

Se você não está acompanhando Com os registros do dinheiro entrando e saindo da sua empresa, você pode ter problemas.

Uma imagem clara de como sua empresa está indo e do que você deve estar acompanhando diariamente não só o ajudará a dormir melhor à noite, mas o ajudará a adotar uma abordagem proativa em vez de reativa para gerenciar seus negócios, o que significa que você tem mais tempo para solucionar problemas antes que as coisas corram mal e, é claro, mais tempo para planejar o sucesso. point

As métricas financeiras mais simples são as mais importantes para acompanhar.

Sabrina Parsons, CEO da Palo Alto Software, recomenda que antes de mais nada,

você se sinta confortável com suas principais métricas financeiras. Isso incluirá coisas como métricas de fluxo de caixa e várias métricas de demonstrativos financeiros. Algumas perguntas você pode adquirir o hábito de perguntar:

Quanto dinheiro você ganha em um dia? Uma semana? Um mês?

• Há dias da semana em que você faz mais?
• Você consegue descobrir o ponto de equilíbrio para que possa ter uma meta de receita diária?
• A ideia aqui é que, finalmente, se torne assim familiarizado com os números, que dia a dia ou semana a semana, você é capaz de dizer “Oh, eu preciso fazer mais US $ 1.000 nesta semana. O que eu posso fazer? Existe alguma maneira de conseguir que os clientes paguem suas faturas mais rapidamente? ”

Por que administrar por métricas?

A razão pela qual nós, na Palo Alto Software, colocamos tanta ênfase no rastreamento de números de negócios,

é que ela faz O processo de tomada de decisão é muito mais fácil. Esses dados devem ajudá-lo a descobrir quanto você precisa faturar por dia, quando realizar suas vendas e se precisa ou não implementar uma taxa atrasada para os clientes. que levam muito tempo para pagar as faturas.

No mínimo, todo proprietário de empresa deve ter um bom controle sobre suas principais métricas financeiras, incluindo fluxo de caixa, ponto de equilíbrio e dinheiro disponível, além de outras métricas básicas, como dias para receber o pagamento, despesas e assim por diante.

Estas são algumas das métricas financeiras com as quais você pode começar a se familiarizar:

Captura de tela de uma parte do Dashboard - o painel de gerenciamento de negócios incluído no LivePlan.

No entanto, Sabrina adverte as empresas que a ideia não é rastrear tudo:

“ Você não quer paralisia de análise ou ficar maluco. Você deve ter em mente que não pode gerenciar cem métricas diferentes. Portanto, você precisa ficar de olho nos mais importantes - os financeiros - e, depois de se tornar mais sofisticado, adotar métricas adicionais, como métricas de marketing por e-mail: taxa de cliques, taxa de abertura, cancelamento de assinatura e assim por diante. você pode passar para as coisas que ajudam você a entender o que seus clientes estão fazendo: métricas em torno de clientes novos e repetidos, métricas em torno do custo de adquirir um cliente ou atender a um cliente atual, métricas relacionadas aos dados do carrinho de compras. ”

Apenas comece a ir além dos KPIs financeiros (indicadores-chave de desempenho) quando se sentir à vontade.

Sabrina sugere acompanhar e lidar com essas métricas financeiras por três a seis meses antes de adicionar outras. E, quando você adicionar métricas adicionais, tenha muito cuidado ao escolher apenas algumas de cada vez. Comece com aqueles que podem trazer mais valor para os negócios.

Acompanhe as coisas que permitirão que você tome uma ação

Parte da razão pela qual muitos proprietários de negócios não acompanham suas métricas, é que eles don ' Não entendo como esses números vão ajudá-los.

É por isso que recomendamos começar com métricas básicas de finanças. Isso ajudará você a entender como agir com base no que os números estão informando a você.

Por exemplo, se você enviar faturas, poder ver quais são os dias reais a serem pagos, compará-las aos benchmarks do setor, deve lhe dar uma ideia de estar ou não no caminho certo. E, se você não for, também pode agir com base nessas informações. Talvez você possa começar a ligar e solicitar que os clientes façam um pagamento ou você pode implementar uma taxa de pagamento atrasada.

Quase todos podem tomar medidas em métricas como fluxo de caixa ou ponto de equilíbrio.

Se você não entender algo tão simples como fluxo de caixa, você poderia estar em um mundo de mágoa.

Empresas de serviços têm esse problema porque não estão aceitando dinheiro imediatamente. Em vez disso, eles estão faturando e aguardando o pagamento.

Entender como esse atraso afeta você é fundamental.

Se você não o fizer, ele poderá acabar com a sua empresa, especialmente se você tiver que pagar trabalhadores e don ' Não tenha nenhum dinheiro em mãos.

Manter um olho na métrica de fluxo de caixa (contas a pagar) lhe dará um número que você pode entender e então comparar com outras empresas em sua indústria para ver onde você está. controle facilmente suas principais métricas financeiras: 1. Use uma solução de contabilidade Se você ainda não estiver usando uma solução de contabilidade, este é um bom lugar para começar, se quiser ter certeza de que estará no topo dos dados necessários para arquivar impostos.

Muitas pessoas não rastreiam seus números ou confiam no Word ou Excel para fazê-lo, o que significa que toda vez que querem ver o que está acontecendo em seus negócios, precisam executar um relatório manual ou passar o tempo criando um novo gráfico ou gráfico

É onde uma solução contábil facilita as coisas. E, claro, se algo é mais fácil, é muito mais provável que você fique por dentro disso.

Se você é uma empresa de serviços e está apenas faturando clientes, pode tentar algo como o Freshbooks. Caso contrário, se você operar um negócio mais complicado, Xero ou Quickbooks Online são bons lugares para começar.

2. Use um painel de gerenciamento de negócios

Uma vez que você tenha o hábito de rastrear os principais números financeiros de sua empresa (ou até mesmo adquirir o hábito de fazê-lo), você pode passar a usar uma ferramenta como o LivePlan. tornar o rastreamento dessas finanças ainda mais fácil!

Uma diferença fundamental entre o software de contabilidade e o LivePlan é que o último oferece uma visão ampla e imediata de como as coisas estão indo.

Em uma solução contábil, todo relatório precisa ser executado separadamente e só pode comparar entre dois períodos. Por exemplo, julho-setembro versus os dados previstos, ou julho-setembro em relação ao ano anterior.

E, no software de contabilidade, você geralmente consegue comparar os números ou os dados tabulados. Se você quisesse um gráfico, você teria que exportá-lo para o Excel.

Por comparação, o LivePlan tem um painel que exibe instantaneamente 14 relatórios e que também permite detalhar qualquer número e exibir um relatório que pode comparar múltiplos períodos de tempo. Por exemplo, ganhos atuais comparados aos ganhos do ano anterior em comparação com os ganhos previstos - todos em uma tabela.

Uma captura de tela da divisão de receita, conforme visto no Painel do LivePlan.

Mais do que isso, esses relatórios podem ser transformados em elementos visuais, portanto, se você não for uma pessoa de números, ou se quiser ver visuais do seu

Sabrina Parsons: “Muitas pessoas têm medo de números, então esses recursos visuais são importantes.” Um par de períodos, parte do problema com o uso de apenas um software de contabilidade é que você tem que saber o que é importante.

Com o software como o LivePlan, você não precisa escolher uma determinada métrica. Ele exibe automaticamente todos os números que você precisa ver no seu painel para que você possa obter uma visão geral rápida de como sua empresa está indo. Se você quiser entrar em mais detalhes, você pode clicar em qualquer um dos gráficos. E, para ainda mais detalhes, se você conectou o LivePlan ao seu software de contabilidade, você pode encontrar exatamente os números que mostram por que a receita está aumentando ou diminuindo.

O ponto aqui não é vender você em qualquer coisa, mas para que você veja que, se tornar o acompanhamento das suas principais métricas financeiras o mais fácil possível, será capaz de tomar decisões rápidas e informadas e adotar uma abordagem proativa para gerenciar seus negócios.

Mensagem para viagem de Sabrina para todos os proprietários de empresas:

“Quanto mais você acompanha, mais você acompanha. Quanto mais você vê dados e percebe o quão útil é quando chega a hora de tomar decisões, mais fácil será tomar decisões. Começar é a parte difícil. ”

Outros recursos que você pode achar úteis incluem:

As 5 métricas que você precisa rastrear para que seu negócio de assinatura tenha sucesso

As 6 métricas da Web mais importantes para rastrear seu site de negócios

As 10 principais ferramentas para monitorar suas métricas da Web Quais métricas você acompanha?

Todas as empresas são diferentes e, como tal, acharão necessário acompanhar os diferentes números.

• Você concorda com começando em métricas financeiras básicas? Quais métricas você considera essenciais para ficar de olho?
• As métricas que você acompanhou mudaram com o tempo?